Certaines pratiques dentaires luttent pour gérer leurs systèmes de facturation. Il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles le système de facturation dentaire a émietté, comme le chiffre d'affaires du gestionnaire de cabinet dentaire, le manque de formation avec le logiciel de gestion de cabinet dentaire, ou même détournement de fonds. Peu importe ce que la raison pour laquelle un système de facturation désorganisée, parfois, les problèmes causés sont les mêmes. Les patients qui ne comprennent pas ou ne font confiance à la comptabilité. Le personnel ne peut pas expliquer pourquoi un équilibre ou un crédit existe. comptes débiteurs géants existent surtout dans la catégorie plus de 90 jours. Les problèmes financiers pour la pratique. D'énormes assurance exceptionnelle encours - encore une fois, dans la catégorie plus de 90 jours. Vous avez l'idée
-.? Que faites-vous quand vous êtes tombé du wagon avec la facturation
Comment rétablir une facturation ne dentaire organisé
système
C'est vrai. Il suffit de revenir sur le wagon et d'envoyer vos déclarations. La clé est d'ajouter un message de déclaration personnalisé pour répondre à ces patients qui recevront une déclaration et ne sont pas venus dans votre pratique dans plusieurs mois ou années. Votre relevé message personnalisé peut lire «Pour les soldes de plus de 90 jours, s'il vous plaît nous contacter à [email protected] si vous avez compte des questions."
Pour les utilisateurs Dentrix, voici un kickstart aux états d'envoi:
Attendez-vous à recevoir beaucoup, beaucoup d'appels téléphoniques après l'envoi des déclarations pour la première fois en plusieurs mois. S'il vous plaît permettez-moi de stéréotype pour un moment, mais de nombreuses personnes âgées sont fiers de suivre avec leurs factures. C'est une bonne chose! Lorsque vous recevez des appels de patients en colère qu'ils ont reçu une lettre indiquant le solde de leur compte est plus de 90 jours, ils peuvent se sentir offensé et venir à travers aussi en colère au téléphone téléphone. Le simple fait qu'ils se soucient assez de payer leurs factures et ont pris le temps de vous appeler est une situation merveilleuse.
Ma ligne d'introduction aux patients quand je retourner les appels concernant les états est, "Salut c'est Jill et je retourne votre appel -.? depuis que vous étiez assez aimable pour nous appeler quand vous avez reçu une déclaration Comment puis-je vous aider" Cela donne le ton pour votre conversation. Même si le patient destiné à être furieux et vous dire combien terrible que vous êtes - il est difficile de crier à quelqu'un qui vient de dire que vous étiez gentil! Habituellement, le patient est secoué d'un ton plus doux par cette intro, puis ils vont expliquer qu'ils ont reçu un projet de loi qu'ils ne prévoyaient pas et ils veulent savoir ce que ce projet de loi est de
Avant d'appeler un patient , je l'ai passé quelques minutes sur leur compte pour préciser où ils sont venus de l'équilibre. Je suis un grand fan de la création d'une «répartition financière» qui reflète le montant total, moins le paiement de l'assurance. moins les retenues d'assurance (pour les abonnés PPO), moins le paiement du patient. En mettant cette ventilation dans Excel, les patients peuvent facilement voir les détails financiers de chaque rendez-vous. Cela rend plus facile pour vous de voir où l'équilibre est venu d'aussi bien. Si votre patient continue d'être bouleversé, maintenant, vous devez être prêt à gérer votre patient bouleversé
Parfois, vous découvrirez que le patient effectivement payé. - et ils peuvent produire un chèque encaissé. Donc, vous allez appliquer un paiement patient au compte pour le remettre à zéro. D'autres fois, vous pouvez découvrir que le ABSTENTION d'assurance n'a pas été appliquée - et encore, vous allez appliquer le réglage correct pour le compte et effacer l'équilibre. Dans certaines situations, vous pourriez être en mesure de déterminer rapidement que 197 $ du solde 202 $ est en fait due - et dans l'intérêt de gagner du temps, vous pouvez envoyer votre patient ventilation financière où vous pouvez justifier le projet de loi 197 $. En discutant avec le patient, son accord pour venir à un accord où le patient va vous payer 197 $ et que vous négligez la différence de 5 $. Encore une fois un solde nul est de l'or
La plupart des dentistes de frais de rendez-vous manqués appliquer une taxe de rendez-vous manqué -. Et de nombreux patients se retrouvent avec un équilibre à partir de seulement cette taxe. Souvent, ces patients à problèmes ne reviennent pas à la pratique - et ils ne paient pas les frais de rendez-vous manqué. Ainsi, vous pouvez retrouver avec un grand nombre de patients que vous dépensez 0,75 $ /e-déclaration à envoyer une facture pour un 50 $ manqué frais de rendez-vous et ils n'ont pas été dans la pratique depuis des années! Ce jette l'argent par. La plupart des dentistes ne sont pas intéressés à gagner de l'argent hors de leur frais de rendez-vous manqué - ils veulent simplement discipliner le patient à garder son /ses rendez-vous. Souvent, la façon dont vous découvrez ces patients est que vous recevrez vos relevés de retour dans le courrier marqué Undeliverable due à aucune adresse de réexpédition.
Parlez avec votre dentiste pour définir une politique sur la façon dont vous allez gérer ces patients. Si vous travaillez avec Dentrix, vous pouvez facilement les mettre à un type de facturation séparée - ce qui maintient l'équilibre dans le cas où ils jamais envie de revenir, mais ne détruire pas votre A /R (tant que vous excluez ce type de facturation dans votre recherche ). De toute évidence, si vous ne disposez pas d'une bonne adresse, cesser d'envoyer des déclarations à ce patient! Si vous vous retrouvez dans une conversation avec un patient qui doit ce montant - votre objectif est de communiquer le problème ce qui crée pour la pratique et vous pouvez permettre au patient de ne pas payer cette fois-ci, mais de clarifier les lignes directrices pour l'avenir
<. h2> Aller de l'avant
aussi tentant que cela peut être de passer des heures et des heures de nettoyage de vieux comptes pour vous assurer que tout est tout à fait exact, la meilleure façon de rattraper sur votre système de facturation dentaire est de établir des lignes directrices pour les collections aller de l'avant. Déterminez que vous envoyer des relevés mensuels à partir de maintenant. . Mettre en place un système de collecte régulière des appels téléphoniques et des lettres de plus en plus graves que vous enverrez aux patients qui ignorent vos déclarations
Discutez avec votre équipe de réception - demandez-leur de dire aux patients qu'ils vérifient ce que leur balance entière est. Non seulement leur équilibre actuel de la nomination d'aujourd'hui. Certains patients vont tout simplement payer la facture et être fait. D'autres peuvent vouloir passer en revue le compte plus en détail. Entraînez votre réceptionniste sur la façon de traiter ces patients. Si vous êtes disponible pour parler avec les patients sur place, grande. Si vous ne pouvez pas, alors le réceptionniste devez ajouter ce nom du patient et les coordonnées à une liste de patients qui souhaitent revoir leur compte. Demandez à la réceptionniste leur faire savoir qu'il y aura une attente, mais ne vous inquiétez pas parce que nous allons régler leur compte. Ensuite, votre travail consiste à travailler tout simplement votre chemin vers le bas de la liste.
La gestion d'un système de facturation dentaire est juste une façon de diriger un cabinet dentaire réussie. Si vous êtes intéressé par de nouvelles idées sur l'exécution d'un cabinet dentaire, s'il vous plaît vous abonner à mon blog hebdomadaire. Un des plus grands défis pour la gestion d'un cabinet dentaire gère l'assurance dentaire. Avec assurance dentaire traitée, puis le marketing dentaire pour les nouveaux patients devient une priorité. Dans la journée de revues en ligne d'aujourd'hui, la manipulation et les plaintes des patients est essentielle. Comme votre pratique se développe, l'embauche de personnel dentaire devient plus important. Avec 16+ ans d'expérience de gestion de cabinet dentaire, je suis ouvert à vos questions pour vous aider à gérer un cabinet dentaire réussie.
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