De nombreux membres du personnel de bureau dentaires avant de bureau et gestionnaires dentaires redouter des appels de confirmation. Mais le fait est, des rendez-vous non confirmées conduisent à des consultations manquées, ce qui peut paralyser un cabinet dentaire. Il peut faire des ravages sur les revenus et le service à la clientèle, ainsi que des membres rapides de l'équipe dentaire pour devenir frustré (on aime pas s'ennuyer au travail.)
Par conséquent, la confirmation de la nomination effective est un processus conçu pour produire les résultats souhaités : horaires complets, un grand chiffre d'affaires, et des employés satisfaits. Voici quelques conseils pour augmenter vos méthodes de nomination des efforts de confirmation.
Parce que tout le monde dans notre société est occupé, même les patients les plus responsables peuvent oublier un rendez-vous. Par conséquent, instituer une politique de placer un appel de confirmation pour chaque rendez-vous est prudent. Et confirmant 48 heures est en avance plus efficace que confirmer 24 heures à l'avance. En effet, à l'occasion lors d'un appel de confirmation, le patient voudra reporter. Appeler moins de 48 heures avant laisse pas suffisamment de temps pour remplir les places annulées. Ainsi, alors que certaines pratiques préfèrent encore pour confirmer que 24 heures à l'avance, les avantages de la confirmation de 48 heures appels loin l'emportent sur les risques.
Un autre point clé dans le processus de confirmation est de parler avec la le patient directement si possible. Plusieurs fois, quand un message est laissé, le patient va prétendre qu'il ou elle n'a jamais reçu. Cela peut entraîner des non-présentation et rendez-vous en carnet, qui ne sont pas productifs. En tant que gestionnaire dentaire ou devant membre de l'équipe de bureau, lors de l'appel pour confirmer, toujours demander à parler à la personne qui est sur votre calendrier. Si elles ne sont pas disponibles, demandez s'il y a un autre numéro où ils peuvent être atteints. (Ne pas laisser un message avec un enfant.) Cela facilitera un taux d'annulation beaucoup plus faible.
De plus, ne considèrent pas un "message laissé" comme un rendez-vous confirmé. Lorsque vous atteignez un répondeur ou une boîte vocale, ou si vous laissez un message avec une autre personne, notez cela sur votre liste de confirmation. Ensuite, continuer à essayer d'atteindre le patient tout au long de la journée pour parler avec lui directement.
Lorsque vous atteignez le patient, utiliser des compétences verbales positives pour confirmer. Par exemple, l'état que vous êtes ", appelant à dire que nous sommes impatients de vous voir" plutôt que vous appelez de «confirmer» ou «rappeler». Le mot «confirmer» implique que vous n'êtes pas sûr qu'ils envisagent de maintenir le rendez-vous. Le mot «rappeler» implique qu'ils ne sont pas responsables et doivent être rappelé. Même si ces deux peut être le cas, vous ne voulez créer cette impression avec un patient.
Quand vous parlez avec le patient, indiquer clairement le jour de rendez-vous, la date et l'heure. Après avoir indiqué la raison de l'appel, ainsi que le jour, la date et l'heure, pause et attendre pour eux de reconnaître leur rendez-vous. S'il y a une longue pause, demandez au patient " Avez-vous des questions à ce sujet? Lorsque vous laissez un message sur un enregistreur, la messagerie vocale, ou avec une autre personne, demandez toujours au patient de retourner votre appel afin de vous permettent de savoir qu'ils ont reçu le message. Une fois que vous avez travaillé dans un cabinet dentaire pendant un certain temps, vous saurez les patients qui gardent toujours leurs rendez-vous et ceux qui ont besoin d'insistance constante. Chaque pratique a un peu de chaque. Mais au début, jusqu'à ce que vous savez tendances individuelles, il est souhaitable que vous suivez attentivement. Mais vous ne devez suivre à plusieurs reprises. Vous ne voulez pas les patients à percevoir qu'ils sont harcelés, ou qu'ils ne sont pas approuvés. Lorsque plusieurs patients gardent leurs rendez-vous réservés, les bénéfices de l'augmentation de la pratique dentaire, la satisfaction des employés augmente, et les patients reçoivent les soins dont ils besoin pour atteindre une santé buccodentaire optimale.
" Ne demandez pas, " Envisagez-vous d'être ici
?" Cela implique la nomination est facultative. Même si les annulations sont acceptables, ils ne sont pas désirés.