Mettre en place un système pour remplir votre horaire: Utilisez la liste des programmes de traitement Unscheduled
Avec l'école de départ plus tôt que jamais (mes enfants commencent 5 août!), le temps d'arrêt de chute redoutée commence pour la plupart des cabinets dentaires. La plupart des familles évitent la planification des rendez-vous dentaires pendant les heures scolaires pendant au moins les premières semaines de l'école, dans l'espoir que les nouvelles routines prennent les exigences de maintien et de l'école pour les rendez-vous médicaux sont compris. Certaines familles encouragent leurs enfants à lutter pour «Perfect Attendance» et ces familles sont un défi à intégrer dans un horaire de pratique dentaire du tout!
Alors, que pouvez-vous faire pour garder votre horaire complet? Mettre en place un système.
Dentrix, il est facile d'assurer le suivi avec les patients qui ont un plan de traitement, mais ne sont pas prévues. Ils fournissent le rapport - que vous fournissez le système fonctionne, il. Voici les instructions pour exécuter ce rapport:
- Accédez à Rapports - sélectionnez Listes - et choisissez plans de traitement Unscheduled
- Sélectionner tous les patients, tous les fournisseurs, et tout tx planifier des quantités
- Choisissez la plage de dates que vous souhaitez
- Sélectionnez Inclure un rapport détaillé (non condensé)
- Cliquez sur OK et imprimer ce rapport à partir du gestionnaire de bureau
< br /> le système que je recommande fonctionne comme ceci:
- Exécuter le rapport des plans de traitement Unscheduled chaque semaine - peut-être lundi matin pour la semaine
avant - au cours de cette semaine, votre gestionnaire de bureau devrait appeler chaque patient sur la liste, en disant quelque chose comme "Salut c'est Jill avec HealthPark Dentistry et je vous appelle à suivre sur le ________ (remplissage, couronne, partielle, etc.) que le Dr Smith recommandé pour vous. Puis-je répondre à toutes questions à vous poser au sujet de ce traitement? " - Espérons-le, cela commence une conversation à propos de cette procédure
- Puisque l'argent peut être une raison que les gens refusent de planifier, le gestionnaire de bureau devrait examiner l'estimation de l'assurance et de voir ce que la partie du patient sera.. Puis, au cours de la conversation, le chef de bureau peut partager l'information financière avec le patient - surtout si cette personne est pas sûr qu'ils sont prêts à planifier. "Susan, j'entends que votre horaire est super occupé en ce moment, mais puisque je me trouvais à vous attraper au téléphone, je pensais que vous souhaitez obtenir toutes les informations dont vous avez besoin quand vous êtes prêt à obtenir ce _____ fait. En fait, je vérifié votre assurance pour vous et le total des frais pour ce traitement est _____ $ et votre assurance couvrira ____ $, en laissant votre partie à ____ $. Comment est-ce que le son pour vous? "
- Souvent, le directeur du bureau finit par quitter un message vocal pour le patient - et si cela arrive, je suis aussi un grand fan de l'envoi d'un email avec les informations pertinentes. Je crois que si nous partageons l'information financière, nous la rendons plus facile pour le patient de trouver place dans leur budget pour planifier la nomination. Je suggère également référence à un certain temps ouvert dans votre calendrier et y compris un lien vers votre demande Demandforce ou Dentrix eCentral une page de nomination
- Ok. - Donc, vous exécutez le rapport lundi matin pour la semaine dernière et vous laissez un un message pour le patient. Faire un droit de note sur la liste de la journée & amp; le temps que vous avez appelé. La semaine prochaine - essayez à nouveau - peut-être appeler juste avant votre départ à 17 heures ou d'essayer leur cellule sur l'heure du déjeuner, mais certainement les essayer un autre jour & amp; temps. Votre espoir est de parler en fait avec la personne afin que vous puissiez les obtenir prévu. Si vous avez pas de chance et finissent dans la messagerie vocale à nouveau, je ne voudrais pas laisser un second message. Encore une fois, notez le jour & amp; temps sur la liste
- Maintenant -. si votre dentiste est motivé pour l'aider à remplir /son horaire - après que le bureau directeur a essayé pendant 2 semaines pour planifier ce patient (et la documentation est à droite sur la liste) - donner la liste pour le dentiste. Le dentiste peut faire un appel de suivi de son /sa propre! Pour un dentiste faire des appels de suivi, "Salut Susan, voici le Dr Smith. Je vous appelle à offrir pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir sur le ______ (remplissage, couronne, partielle, etc.) je recommande pour vous un couple il y a des semaines. Vous pouvez me joindre au 123-1234 ". Si le dentiste a la chance d'atteindre le patient (les dentistes dans ma pratique de groupe souvent appelé dans la soirée et a eu beaucoup de succès parler avec leurs patients) alors il peut répondre aux questions cliniques et si les patients dit qu'ils sont prêts à planifier, il peut avoir le chef de bureau de prendre en charge l'appel. Dentistes, assurez-vous de documenter votre appel dans les notes cliniques
- Si vous êtes un dentiste tournant maintenant votre nez à l'idée de faire un appel de suivi - ici est un grand avantage pour votre faire personnellement ces appels.: Fabulous relations publiques! Combien de personnes jamais reçu un appel téléphonique de leur médecin? Et, vous n'êtes pas appeler pour parler d'argent - que vous appelez pour parler la dentisterie! Même un message vocal laissé avec un ton véritablement prendre soin de la voix - et si vous avez documenté un commentaire personnel sur le patient, vous pouvez jeter dans un "Espoir vous avez d'excellentes vacances" encore mieux. Lorsque les patients reçoivent un appel du médecin, ils croient que la recommandation de traitement est encore plus important, car il était utile de votre temps à appeler. Quand vous parlez en fait avec un patient, ils seront souvent surpris et reconnaissants de votre temps - et ils vont vous remercier profusément, vous vous sentirez bien après quelques appels téléphoniques
- Enfin, comptez votre pratiquer le succès à l'obtention de ces patients réguliers. Dentistes - vous voudrez peut-être donner à ce rapport au gestionnaire de bureau au total des up - combien de patients totaux ont été sur la liste? Combien de prévu? Quelle était votre moyenne au bâton? Dans notre groupe, nous avons en moyenne 50% de réussite à la planification de ces patients. Maintenant, c'est un excellent moyen de remplir votre horaire
Pour faire fonctionner ce système, vous devez entrer un plan de traitement pour chaque patient - qu'ils programment un rendez-vous ou non. Si votre équipe prend le temps de tracer un plan de traitement, votre gestionnaire de bureau peut exécuter la liste de traitement Unscheduled Dentrix et vous et votre équipe clinique occupée pour l'automne garder.
Réglage de primes du personnel dentaire est juste une façon de lancer un cabinet dentaire réussie. Si vous êtes intéressé par de nouvelles idées sur l'exécution d'un cabinet dentaire, s'il vous plaît vous abonner à mon blog hebdomadaire. Un des plus grands défis pour la gestion d'un cabinet dentaire gère l'assurance dentaire. Avec assurance dentaire traitée, puis le marketing dentaire pour les nouveaux patients devient une priorité. Dans la journée de revues en ligne d'aujourd'hui, la manipulation et les plaintes des patients est essentielle. Comme votre pratique se développe, l'embauche de personnel dentaire devient plus important. Avec 16+ ans d'expérience de gestion de cabinet dentaire, je suis ouvert à vos questions pour vous aider à gérer un cabinet dentaire réussie.
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