Je recommande que votre téléphone ne sonnera jamais plus de trois fois avant d'être répondu. Si le réceptionniste est sur une autre ligne ou autrement engagée alors l'un des autres membres du personnel devraient aider. Idéalement, vous avez des téléphones dans tout le bureau, donc si le réceptionniste est un endroit autre que la réception lorsque le téléphone sonne, il peut encore être répondu et l'appelant brièvement mis en attente jusqu'à ce que le réceptionniste peut retourner à la réception.
note: Télécharger une copie de la Dental New Patient Call-In Form Avant de transférer un appel à la personne appropriée, obtenir le nom de l'appelant, la raison de l'appel et leurs numéros de téléphone (domicile /travail /mobile). Si l'appel provient d'un patient actif, tirez le dossier du patient avant de transférer l'appel. Si l'appelant est un nouveau patient, remplir le "Nouvel appel-In Patient Form" en utilisant le dialogue approprié. Si vous avez un autre employé ont désigné comme votre Scheduler dont la principale responsabilité est d'assurer le carnet de rendez-vous est effectivement prévu, tous les nouveaux appels de patients doivent être transférés à moins qu'elle ne se trouve sur le téléphone avec un patient. Dans cette situation, la réceptionniste devrait gérer l'appel, sauf si il y a aussi un coordonnateur de comptes ou de traitement contraire si le réceptionniste est sur le téléphone en prenant de nouvelles informations du patient, elle ne sera pas en mesure de traiter efficacement avec d'autres appels et les patients à venir dans le pratique. Votre réceptionniste est le coordinateur entre le front et back office afin doit donc être exact où relayer l'information. La meilleure méthode pour relayer des messages est écrit. La réceptionniste doit toujours être au courant de l'horaire. Sachez quels patients arriveront suivant, qui est dans la salle d'attente, qui est dans le dos, combien de temps ils ont été dans le bureau, etc. Elle doit marcher à travers le bureau de temps en temps parler brièvement aux patients qui attendent pour maintenir une bonne communication et veiller à ce que tout va bien. Si elle voit un problème, elle doit gérer vous-même ou demander l'aide de quelqu'un qui peut traiter avec elle immédiatement.