"Madame. Jones n'a pas payé sa facture à nouveau. "
" Mr. Johnson n'a pas montré pour sa nomination "
patients en difficulté -. Chaque cabinet dentaire les a. Les patients qui ne paient pas leurs factures à temps ou pas du tout. Les patients qui annulent des rendez-vous de dernière minute ou tout simplement ne se présentent pas. patients de dentier qui viennent en 40 fois pour un ajustement. les patients qui ont constamment ortho supports cassés. Ces patients sont un défi à gérer parce qu'ils ne coulent pas en douceur grâce à nos systèmes de rappel et de facturation et de leur nature unique provoque le stress pour le personnel qui sont nécessaires pour traiter avec eux.
Afin de mieux gérer les patients atteints de problèmes, vous avez besoin de reconnaître qu'ils sont un problème. Ceci est le plus important dans votre processus de recouvrement. La réalité est que le patient qui ne va pas vous payer, ne vous dit pas à l'avance, "Devinez quoi? Une fois que vous enregistrez ma peau en me travaillant dans un canal d'urgence, je ne vais pas payer ma part après l'assurance! "
Suivre un mauvais comportement dans le
livre Pour reconnaître les problèmes, vous avez besoin pour identifier le problème et le documenter. Vous voulez savoir quand un patient ne se présente pas à un rendez-vous. Vous voulez savoir quand un patient ne paie pas leur facture. Tout d'abord, décidez quels sont les problèmes que vous souhaitez suivre, puis créer un code d'ADA pas de frais avec une description qui définit clairement le problème
Voici quelques idées:.
• nomination Annulé
• No show /N'a pas appeler
• rendez-vous manqués Discuté personnellement
• remarquable équilibre
• compte envoyé à
Aucun spectacles et annulations de collection agence
pour chacun des ces codes, vous avez besoin d'un système pour entrer systématiquement les pour vos patients. Quand un patient ne vient pas pour leur rendez-vous, qu'est-ce que le document que vous dans le tableau? Ne vous mettez le nom du patient sur une liste de suivi et de rééchelonner? Vous pouvez ajouter la charge sur le bon code à votre routine ainsi. Puis, quand ce même patient appelle dans quelques semaines et demande une soirée ou le samedi rendez-vous, vous pouvez le gérer de manière appropriée.
Un nouveau changement, nous avons ajouté à nos systèmes an dernier a été "discuté des rendez-vous manqués personnellement». Dans notre pratique, si le patient annule ou non-montre plus d'une fois, notre équipe de secrétaire devrait donner «le discours», comme il est devenu connu. "Le discours" dit au patient que nous sommes désolés qu'il a manqué son heure à long rendez-vous avec Laura et nous voulons lui faire savoir que le temps a été gaspillé pour nos professionnels parce que nous ne doublerons pas réserver nos patients. On dit aussi quelque chose sur la principale cause de l'augmentation des droits est de compenser pour les dentistes et le personnel debout autour quand un patient ne vient pas pour leur rendez-vous. Enfin, dans notre discours, nous laissons le patient sait qu'il n'y a pas de frais aujourd'hui, mais si elles ne montrent ou annuler un bref délai à l'avenir, ils seront facturés.
Une fois que nous parlons avec un patient et donner ce discours, nous facturons à «Discuté rendez-vous manqués personnellement». Ainsi, dans le grand livre de ce patient, vous pouvez voir deux instances de «No show» ou «Annuler», puis un «rendez-vous manqués Discuté personnellement».
Les patients qui ne paient pas leurs factures
De même, nous suivons les patients qui ne paient pas pour leurs soins dentaires. Nous suivons une procédure de recouvrement standard pour les soldes en souffrance et quand nous avons fait tous les efforts, le dentiste décide soit de radier le solde ou envoyer le compte à la collecte. Si nous écrivons le solde, nous vous envoyons une lettre au patient de les laisser savoir qu'ils ont un solde impayé et ils devront le payer avant que les futures visites. Ensuite, nous facturons à «solde restant» dans leur livre. Pour les comptes que nous envoyons à une agence de recouvrement, nous envoyons aussi une lettre au patient et ensuite nous facturons sur «Compte envoyé à l'agence de recouvrement.
Chaque fois que vous consultez un patient, vous êtes à la recherche à la grand livre. Lorsque vous avez documenté ces comportements financiers médiocres, le gestionnaire de bureau peut rapidement voir quel type de patient, ils sont confrontés. Dans notre pratique, les secrétaires sont formés pour offrir une variété d'arrangements financiers options aux patients. Plus important encore, ils sont formés à ne pas offrir certains types d'arrangements financiers quand ils voient que le patient a eu du mal à nous payer dans le passé
.
Une meilleure gestion avec
cadres supérieurs Comme vous le savez, il prend un niveau supérieur de compétences d'un gestionnaire de cabinet dentaire pour traiter les patients atteints de problèmes qu'elle ne le fait pour traiter les patients réguliers. Les patients atteints de ces comportements pauvres veulent parfois se défendre et peuvent devenir argumentative. Cela est difficile et stressant sur le nouveau ou moins formé le personnel de bureau. Un autre avantage de suivre les comportements pauvres dans le grand livre est que vous pouvez savoir quand vos patients difficiles vont être vérifier à la réception -. Et vous pouvez vous arranger pour que votre plus haut responsable du cabinet dentaire formé le traitement de ces patients
Création de systèmes pour vos patients de problèmes et de les documenter dans le grand livre, aide à personnaliser votre soins aux patients et réduit le stress du personnel. Certains patients se plaignent encore, et de gérer facilement les plaintes des patients prend tout à fait un système séparé. Établir les étapes de votre équipe prendra lorsque l'un de ces problèmes de comportement se produit, puis documenter les mesures prises résout les problèmes rapidement et efficacement.