CHART AUDITINGRonald F. Arndt, DDS, MBA, MAGD, MCCMary Beth Bajornas, CMT, VAHow beaucoup dentisterie est assis sur votre mur? Quelles possibilités financières sont vous manque avec vos patients inscrits? Qu'est-ce que vous êtes prêt à faire pour "récolter les diamants dans votre propre arrière-cour?" Tableau de vérification est l'examen des graphiques pour déterminer l'état des patients inactifs. Graphique audit est effectué par le personnel de la réception, et doit être fait au minimum sur une base annuelle. Bien que cette tâche peut prendre beaucoup de temps, il peut aussi conduire à la réactivation de nombreux, qui serait autrement perdue, patients.Chart audit doit comporter les éléments suivants: Examen de la dernière appointment du patient Combien de temps at-il été, car ils ont été en Quelle ne leur dernier rendez-vous composé? quelle était leur prochain rendez-vous recommandé? est-ce que tout contact avec le patient été initié avant la vérification? Il est plus facile de travailler graphique en tableau. Après avoir examiné un contact téléphonique personnel devrait essayer d'être fait avec l'exemple de script suivant: "Bonjour Mme Smith, c'est Suzie du bureau du Dr Arndt. Je suis si heureux d'avoir enfin vous contacté personnellement! Comment allez vous? Nous avons remarqué que vous n'êtes pas allé à notre bureau de plus de 18 mois, et se rendre compte que vous êtes passé en raison de votre nettoyage. Y at-il un bon jour et l'heure pour vous que nous pourrions vous planifier avec l'hygiéniste? "Si le patient pour une raison précise qu'ils sont malheureux avec le traitement, la dentisterie, etc., vous pouvez dire ce qui suit" Mme Smith, je l'espère, vous pouvez nous donner l'occasion de prendre soin de cela - je suis sûr que le Dr Arndt voudrait que je planifie un rendez-vous avec lui personnellement pour une consultation. Yat-il un jour et une heure spécifiques qui pourraient travailler pour vous de venir et parler avec le Dr Arndt? "Si aucun contact personnel peut être fait, une lettre de réactivation peut être envoyée. Une lettre de réactivation doit être court et au point. Il devrait indiquer dernier rendez-vous du patient, ce qu'ils avaient fait, tout traitement qui a été recommandé, et ce qu'ils sont maintenant en raison de. Au bas de la lettre une demande doit être faite du patient pour répondre aux questions suivantes: Ils ont déménagé et souhaitent leurs dossiers à transmettre à leur nouveau dentist Ils ne reviendront pas et si elles choisissent de dire why Ils ne se rendent pas compte qu'ils étaient si loin derrière et souhaitent planifier un rendez-vous afin s'il vous plaît call ils ne souhaitent programmer mais appeler quand pratique pour enveloppe de retour THEMA devraient être inclus pour la commodité du patient, et ils sont plus susceptibles de retourner la demande ce way.As chaque requête arrive, le dossier du patient devrait refléter leur réponse. Transfert des dossiers et en contact avec le patient de rendez-vous pour devrait être fait le jour où la réponse est received.If après 14 jours il n'y a pas de réponse, un suivi appel téléphonique doit être faite avec cet exemple de script "Bonjour M. George, cela est Suzie du Dr le bureau de Arndt. Comment allez-vous?! Nous ne vous avons pas vu depuis un moment et a récemment envoyé une lettre de réactivation à vous pour vous demander de nous faire part de votre état du patient. Nous avons pas entendu parler de vous et sont toucher la base pour vous assurer que tout est ok! Nous manquons vraiment de vous voir lors de vos visites de rappel. Y at-il un bon jour et l'heure pour vous de venir pour voir le Dr Arndt? "Si après plusieurs tentatives, il n'a eu aucun contact, le compte patient peut être inactivé, avec tableau des notes complètes et approfondies étant ajoutés de" pas de réponse du patient, ». Des copies des lettres de réactivation doivent être conservés, et toute tentative de communication devraient être enregistrées comme well.By faire des vérifications de dossiers chaque année, vous l'assurer: La base de patients que vous avez actuellement est active. Aucun patient a "glissé à travers les mailles du filet" . Une augmentation de la production en travaillant activement cette system. La possibilité de «bonnes» choses qui peuvent être «mauvais» .Comment de temps a été depuis vos tableaux ont été vérifiés? Combien de la production est tout simplement traîner dans votre bureau, attendant que quelqu'un d'agir sur elle? Il doit y avoir une méthode cohérente de suivi des patients en place et votre pratique ne peut pas se permettre de négliger la obvious.To vraiment rendre votre système efficace, vous voulez établir mesurables pour déterminer vos progrès. Voici quelques-unes de ces attentes que vous et l'équipe voudrez observer chaque semaine1. Établir un objectif de 16 appels par jour ou deux par hour.2. Combien de patients ont été appelés? 3. Combien de patients ont été effectivement parlé trop ou contacté? 4. Combien de patients réguliers et quelle était la valeur du traitement prévu? 5. Mettre en place un moment précis pour examiner chaque week.Are vous en utilisant le marketing externe, mais ne l'avez pas vérifié les cartes? Votre pratique a beaucoup, beaucoup de ressources internes pour remplir votre horaire et votre équipe a besoin d'être à bord de renouveler les relations les patients que vous avez déjà! Rappelez-vous, votre pratique est soit de plus en plus ou de mourir. Il est à peu près rien dans between.Dr. Ron Arndt, The Dental Coach ™, fonctionne avec les dentistes qui veulent être en contrôle de leur pratique plutôt que la pratique de les contrôler. Qu'est-ce que cela signifie pour eux est qu'ils pensent, agir et se comporter comme un chef de la direction éthique parce qu'ils veulent mener plus, gérer moins et être beaucoup plus rentable dans beaucoup moins de temps. Il est le premier et le seul dentiste dans le monde à détenir la désignation convoité Master Coach certifié (MCC) décerné par l'ICF. Il est l'auteur du DROIT EMBAUCHE pour l'équipe dentaire et plusieurs ThinBooks. Il peut être atteint à www.DrArndt.com ou 440-748-6161.Mary Beth Bajornas est un assistant virtuel pour les professionnels dentaires et d'affaires avec plus de 20 ans de gestion, l'expérience de front office administratif et dentaire. Sa technique de formation du personnel pour le bureau avant d'être dans «L'État perpétuel de préparation" est mort sur la rationalisation front office et les fonctions de services aux patients. Elle peut être atteint à www.SuperiorAssisting.com ou 330-324-3865
