Nous battons tous le même dragon - trous dans les horaires. Vous sentez-vous parfois que cette bataille sans fin va obtenir le meilleur de vous? Non, si vous avez un plan de bataille! Une grande partie de ce plan est la liste d'appels. Avec la liste des appels à droite, vous avez la possibilité de remplir votre horaire et de passer à des millions d'autres articles sur votre liste à faire
Voici les listes d'appels que nous entretenons.
La liste ASAP est un grand en Dentrix. Il suffit de demander à votre patient régulier »Si nous avons un changement d'horaire, aimeriez-vous nous vous appeler?» - Et vous pouvez facilement l'ajouter à la liste le plus tôt possible. Ensuite, si vous obtenez un trou dans le calendrier -. Ceci est votre premier choix pour une liste d'appels
Puisque nous sommes ouverts jusqu'à 19 heures pendant la semaine et le samedi matin, nous vous proposons ces heures sur un premier arrivé, premier servi. Donc, nous avons créé une feuille de calcul Excel du nom du patient, le numéro de téléphone & amp; le type de rendez-vous qu'ils veulent ainsi que le temps nécessaire et le jour /fournisseur qu'ils préfèrent. L'une des grandes options pour les patients dans un cabinet de groupe est qu'ils peuvent trouver une combinaison d'hygiéniste /dentiste qu'ils aiment vraiment. Le défi pour notre équipe de secrétaire est quand ce même patient ne veut que de venir dans une soirée - et que l'hygiéniste /dentiste travailler seulement un soir /semaine ensemble! Voilà où les détails sur cette liste rend le travail facile.
Pour protéger ces heures de grande écoute à être programmée qu'à partir de la liste d'appels, nous avons créé une série d'événements pour bloquer les horaires de 4 -7pm en semaine et tout le samedi matin. Cela rappelle tout le monde sur l'équipe que le calendrier est réservé pour ces patients. Ces événements sont effacés après que nous avons travaillé la liste prime time, de sorte que les horaires peuvent être remplis au besoin.
traitement Unscheduled (je vous ai parlé avant), nous courons un rapport chaque semaine pour trouver des patients qui ont un traitement prévu, mais ne sont pas réguliers - et nous les appelons! Nous ajoutons également des PTE en circulation au bas de la liste des appels pour vous assurer que nous restons sur eux aussi.
Puisque nous ne pré-réservation, notre mensuel et les listes de rappel annuels sont créés sur la base de la poursuite de la date de soins du patient. Merci à Demandforce pour l'envoi d'un e-mail automatique à ces gens d'abord, puis mon équipe de secrétaire fait un appel pour planifier les patients après. Nous gardons une trace de notre succès sur chaque page -. Et nous sauver passé listes afin que nous puissions toujours avoir plus de gens à appeler pour remplir les trous dans les horaires
Avec toutes ces listes d'appels, notre équipe sait exactement quoi faire quand un trou dans le calendrier apparaît. Je voudrais pouvoir dire que nous résolvons tous, mais ce dragon gagne parfois pendant une heure ici et là. Voici pour vous terrassant le dragon de planification dans votre bureau!