La priorité pour les gestionnaires de cabinet dentaire est de remplir le calendrier. La plupart des pratiques ont un système pour communiquer avec les patients quand ils sont dus pour leur bilan de 6 mois. Cependant, qu'en est-il des patients qui finissent en retard? Pour rester en contact avec ces patients et essayer de les récupérer dans votre horaire est un marché inexploité. Ceci est une façon de diriger un cabinet dentaire avec succès parce que de nombreux patients essaient de garder leurs dépenses de santé faible en étendant leurs visites que vous pouvez les garder orienté vers votre pratique.
une fois que vous décidez de contacter tous les patients qui ne sont pas vus dans plus d'un an, vous devez créer un système qui vous permet d'étaler ce travail. Sinon, il y aura trop de gens à entrer en contact avec une seule fois! Une façon de diviser pour mieux régner est de mettre en place un calendrier pour contacter quelques lettres de l'alphabet en une seule fois:
Janvier - Contact noms de famille commençant par A - B
Février - Contact noms de famille commençant par C - D
Mars - contact noms de famille commençant par E - F
Etc.
maintenant - les instructions de consultation en Dentrix sont:
1. Office Manager - Lettres
2. Sélectionnez les critères - Dernière date de la visite: il y a 2 ans - il y a 1 an, y compris les patients Sélectionnez les lettres correctes seulement
3.. Sélectionnez les champs de données - Nom et prénom, téléphone, email, l'équilibre, l'assurance
4. Créer /fusionner le fichier de données uniquement
5. Coller dans Excel
Exécuter ce rapport chaque fin de mois. Une fois que vous avez votre liste, votre travail est de contacter chaque patient sur cette liste au cours du mois. Le but de ces appels est d'inviter les patients personnellement à revenir et obtenir leurs dents nettoyées. En fonction de votre système de rappel, ces patients ont déjà reçu des courriels, des cartes postales et peut-être une lettre leur rappelant qu'ils doivent prendre rendez-vous. Votre responsabilité est d'appeler et de les amener au programme. Votre but est de programmer 10% de votre liste
Votre script pour cet appel est:. Salut, ceci est Jill avec HealthPark Dentistry. Vous êtes en raison de votre nettoyage, l'examen et le dépistage du cancer de la bouche et je vais appeler pour obtenir que prévu pour vous. Est-ce qu'un rendez-vous le matin ou l'après-midi sera plus pratique pour vous?
Si vous figurez qu'il faudra une heure pour appeler une page de votre liste d'appels, puis planifier votre horaire pour le temps de contact avec ces patients. Il est préférable d'appeler les téléphones cellulaires et de son mieux pour appeler aussi tard dans la journée que possible - les soirées sont le meilleur pour essayer d'attraper les gens après qu'ils sont à la maison et peuvent regarder leur calendrier pour planifier un rendez-vous. Vous pouvez essayer d'appeler à deux moments différents - ne laisser un message sur votre dernier appel! Documenter les fois que vous appelez de sorte que vous pouvez les modifier. Bien sûr, appeler des téléphones cellulaires au lieu de numéros de maison. Documentez vos tentatives.
Lorsque vous travaillez cette liste d'appels, vous aurez certainement parler avec les patients qui ont déménagé ou sont passés à un nouveau dentiste. Vous quitterez la plupart du temps une montagne de messages vocaux - mais il y aura quelques personnes que vous obtenez sur le téléphone. Ceci est votre meilleur juge de votre succès. Si vous parlez avec quelqu'un, vous devriez obtenir leur prévu près de 50% du temps! Rappelez-vous toutes les raisons pour lesquelles ils doivent venir pour un nettoyage:
• Ils recevront également un dépistage du cancer buccal
• En venant à des visites préventives aide attraper tous les problèmes avant qu'ils grandissent et deviennent coûteux (il sauve une tonne de l'argent en faisant un amalgame occlusale au lieu d'une couronne)
• Si elles ont l'assurance dentaire (en particulier un PPO le dentiste a rejoint) la visite sera payée par leur plan - leur coûte rien
Souvent, les patients sera de retour des appels téléphoniques ainsi. Donc, vous n'êtes pas perdre votre temps en laissant des messages vocaux et invitant les patients à venir à votre pratique. En fait, pense que pour une minute - est-il un seul fournisseur de soins médicaux que les appels jamais vous vous invitent à venir lorsque vous ne l'avez pas été dans la pratique depuis plus d'un an? Ceci est une excellente façon de maintenir des relations à long terme avec vos patients.
Un autre avantage de créer une liste de contacts de rappel annuelle est que vous pouvez inactiver les patients qui ont déménagé ou ont vraiment quitté la pratique. Pourquoi continuer à gaspiller votre budget sur le publipostage ou autre publicité pour les patients qui ne sont pas reviennent? Donc, quand vous parlez avec une personne qui vous dit ils se sont déplacés à un autre état ou ils sont passés à un autre dentiste local - inactiver eux! Dans Dentrix simplement aller à fichier & amp la famille; cliquez deux fois sur la case du haut pour changer cette personne à l'état inactif - ou même non-patient. Vous décidez ce qui fait sens pour votre pratique.
A la fin du mois, revenir à cette liste et vérifier pour voir si quelqu'un a prévu (rappelez-vous de regarder dans le livre pour voir s'ils sont venus dans ce mois - et également vérifier pour voir si elles ont un rendez-vous à venir aussi) - mettre en évidence chaque patient vous avez programmé avec succès. Maintenant, calculez votre succès: Total nombre de patients
prévu
__________________________ = Succès%
Nombre total de patients sur la liste
A ce moment, vous aussi va changer tous les patients état inactif si elles ne sont pas prévu un rendez-vous. Maintenant, cette recommandation dépend de la façon dont vous recherchez patients de rester en contact avec. Dans mon groupe, nous avons inclus les patients et les patients inactifs dans beaucoup de nos e-mails de suivi comme une tentative de garder les patients orientés vers notre pratique. Cependant, on n'a jamais inclus les non-patients - si ce statut a été utilisé pour les personnes qui se sont déplacés, nous ont dit qu'ils ont quitté la pratique ou est décédé. L'avantage de la modification du statut inactif principalement pour rendre nos numéros actifs de patients plus précis.
Assurez-vous de laisser votre dentiste au sujet des patients qui ont quitté la pratique. Tirez les cartes et notez la raison pour laquelle ils sont partis et les mettre sur le bureau du dentiste. Pour les patients qui sont décédés, vous pouvez obtenir une carte de sympathie et de le mettre à la carte de sorte que le dentiste pourrait envoyer une note à la famille. Si quelqu'un dit malheureusement vous ils sont partis pour un autre dentiste local - demandant, «Puis-je laisser le dentiste savoir pourquoi?" est un excellent moyen de donner des notes et la possibilité pour elle de suivre avec cette famille et soit des excuses ou d'essayer de réparer le tort le dentiste.
Création d'une liste de rappel annuelle est juste une façon pour exécuter un cabinet dentaire réussie. Si vous êtes intéressé par de nouvelles idées sur l'exécution d'un cabinet dentaire, s'il vous plaît vous abonner à mon blog hebdomadaire. Un des plus grands défis pour la gestion d'un cabinet dentaire gère l'assurance dentaire. Avec assurance dentaire traitée, puis le marketing dentaire pour les nouveaux patients devient une priorité. Dans la journée de revues en ligne d'aujourd'hui, la manipulation et les plaintes des patients est essentielle. Comme votre pratique se développe, l'embauche de personnel dentaire devient plus important. Avec 16+ ans d'expérience de gestion de cabinet dentaire, je suis ouvert à vos questions pour vous aider à gérer un cabinet dentaire réussie.
Ne hésitez pas à me contacter.