Si l'on peut faire valoir que les statistiques peuvent être utilisées en aucune manière à adapter à tout scénario, quand il vient à la santé financière et la rentabilité de votre cabinet dentaire, les chiffres ne mentent pas vraiment. Un dentiste sous l'impression que sa pratique est forte parce qu'il ya un volume élevé de flux de patients pourraient être surpris de la vraie santé et le potentiel de croissance supplémentaire de leur entreprise quand elle est évaluée en utilisant un certain nombre d'indicateurs clés de performance (KPI). Les gestionnaires de bureau (SGO) doivent mesurer les KPI qui sont particulièrement forts indicateurs de la façon efficace, efficiente et rentable la pratique fonctionne. Défaut de mesurer et d'analyser les indicateurs de performance clés sape considérablement le potentiel de votre pratique pour maximiser la rentabilité à long terme.
Qu'est-ce que la performance des gestionnaires de bureau indicateurs doivent mesurer et pourquoi clé
Il y a 15-20 KPI au sein de votre pratique vous fournir une image de la façon dont votre pratique est performant. Il est important que le médecin habiliter pleinement le gestionnaire de bureau avec la responsabilité du suivi de ces numéros de pratique. Vos OM bénéficie de cette situation parce qu'il ou elle peut fournir une contribution plus précieuse à la réussite globale de la pratique. Par le suivi de ces indicateurs de performance importants, votre OM dispose des informations nécessaires pour maintenir la performance de la pratique sur la cible. Trois spécifiques, indicateurs de performance clés critiques pour être suivis et analysés par l'OM sont:
* La production moyenne par patient
* Collections
* Comptes débiteurs
Ces trois indicateurs de performance clés connexes sont facilement suivis, encore plus critique pour le gestionnaire de bureau, car ils représentent les mesures les plus importantes dans votre pratique. Suivi production moyenne par patient a besoin de documenter toute la production effectuée sur des patients chaque jour et le calcul d'une production moyenne par visite de patient. Les mesures collections KPI la capacité de la pratique à payer pour cette production en analysant le taux de recouvrement. Je recommande un taux de recouvrement de 98,5 pour cent pour toute pratique réussie et ceci est l'objectif OM devrait tendre. Le KPI pour les comptes à recevoir la production de titres qui est allé non recouvrées, qui non seulement un impact sur votre taux de recouvrement et les recettes, mais à la fin, affecte la rentabilité globale de votre pratique. Comme vous pouvez le voir, ce sont trois nombres très importants et interdépendants que le gestionnaire de bureau doit suivre
KPI # 1:. Production moyenne par patient
Une pratique occupée est pas nécessairement une pratique rentable. Un dentiste qui vient à la pratique chaque jour et voit une gamme complète de patients de ouvert à fermer peut se sentir réussie parce que la pratique ne peut pas gérer tous les autres patients. Mais si le chef de bureau ne suit pas la production moyenne par patient, il est difficile pour le dentiste de savoir si la pratique est aussi rentable qu'il pourrait et devrait être.
Une pratique est plus efficace quand elle produit la dentisterie maximale qu'il peut pour chaque patient. Une pratique qui voit 30 patients par jour et moyennes seulement 150 $ de la production par patient ($ 4,500) est loin d'être aussi rentable comme une pratique qui voit 20 patients par jour, mais en moyenne 350 $ de la production par patient (7000 $). Considérons un instant qu'une différence quotidienne comme cela (2500 $) peut signifier un montant supplémentaire de 500 000 $ par année pour un horaire de pratique patients quatre jours par semaine. La différence spectaculaire des recettes et des profits est due au fait que la pratique "plus lent" a le temps de présenter, vendre et livrer des soins dentaires plus complet. La pratique "plus lent" sera également fonctionner plus efficacement avec moins de stress parce que l'OM a plus de temps pour se concentrer sur les tâches les plus importantes dans la pratique. Voici trois étapes OM peut mettre en œuvre pour augmenter la production moyenne par patient.
1. Effectuer un examen de santé bucco-dentaire complet sur tous les patients, y compris le sondage parodontal, les biopsies de pinceau de cancer de la bouche, les évaluations de la dentisterie esthétique et les procédures électives potentiellement appropriées. Cela aidera les dentistes identifient plus la dentisterie qui pourraient bénéficier aux patients.
2. Développer des scripts efficaces pour la présentation de cas pour le gestionnaire dentiste, coordonnateur de traitement et de bureau. Ces scripts seront attirer l'attention des patients sur les avantages du traitement.
3. Offrir aux patients la possibilité d'avoir plusieurs procédures faites en un seul rendez-vous (si possible). Les patients généralement aiment avoir autant la dentisterie effectuées en une seule visite que possible, car il est plus commode
KPI # 2:. Collections
Vous pourriez être surpris par le nombre élevé de dentistes que je viens en contact avec qui ont un taux de recouvrement qui est inférieur au taux de recouvrement de 98,5 pour cent recommandé - bien au-dessous, dans certains cas. Pourquoi est-ce KPI si essentiel à la santé financière de votre pratique? Lorsque vous planifiez un patient pour le traitement, vous bloquez un certain laps de temps, que ce soit 30, 60 ou 90 minutes, pour ce patient. Au moment du service, la pratique supporte tous les coûts de main-d'œuvre et les frais généraux liés à l'administration du traitement. Lorsque les frais de la procédure effectués vont non perçus, vous perdez les recettes de cette procédure, les coûts de fourniture du service, plus les revenus que vous auriez pu faire en fournissant des services dentaires à un patient de payer.
En substance, la perte de revenus de la dentisterie qui va non perçu est beaucoup plus préjudiciable à la pratique que de simplement quel que soit le montant de la redevance était perdu. Quand un patient ne paie pas tout ou partie d'une redevance pour la dentisterie effectuée, il y a des efforts de collecte nécessaires, ce qui limite la rentabilité de la pratique. la recherche de client Levin Group montre que le coût moyen de l'envoi d'une facture à un patient est de US $ 4.50 lorsque vous combinez temps du personnel, diffusion et coûts d'approvisionnement. Si un patient devient significativement délinquant sur son compte pour une période de 90 jours et votre pratique envoie les factures mensuelles, soit un montant supplémentaire de 13,50 $ le coût par patient juste dans la facturation, ne prenant pas en compte le coût élevé de la rédaction de lettres et administrative le temps de l'équipe. Ces frais sont ajoutés à la perte initiale dans la prestation de la dentisterie.
Les questions de collecte peuvent être particulièrement frustrant pour le gestionnaire de bureau, comme les efforts de collecte ajoutés prennent également son temps loin des autres tâches de bureau les plus productifs qui ont besoin à compléter. Trois étapes de votre OM et équipe dentaire peuvent prendre pour augmenter le taux de recouvrement de votre pratique:
1. Faire des informations disponibles dans votre pratique qui éduquer les patients sur l'assurance des avantages peut fournir des traitements particuliers, et de former votre personnel à être bien informés dans ces avantages afin que les patients ont une image claire de ce que la partie d'une redevance est couvert par l'assurance et ce qui est pas .
2. Assurez-vous que les patients sont conscients des frais qu'ils seront responsables devant un traitement est effectué. Cela efface tout malentendu plus tard et permet à un calendrier de paiement à travailler, si nécessaire.
3. Offre de financement du patient tiers par le biais d'une entreprise- de financement extérieur qui peut souvent pré-approuver les patients pour le financement avant le traitement commence. Cela permet la pratique d'être remboursé immédiatement pour la dentisterie effectuée
KPI # 3:. Comptes débiteurs
Nous recommandons que 95 pour cent de vos patients paient tous les frais à la pratique dans les 60 jours. Nous recommandons ce parce que notre recherche a montré que vous avez seulement une chance de recueillir des comptes une fois qu'ils vont en souffrance depuis plus de 90 jours à 20 pour cent. En outre, un bon objectif est d'avoir 70 pour cent de vos créances patients soit égale ou inférieure à 30 jours. Malheureusement, un grand nombre de cabinets dentaires que j'ai traités ont plus de cinq pour cent nombre recommandé de créances patients qui sont plus de 90 jours de retard. Ces comptes débiteurs impact significatif sur la capacité de la pratique pour atteindre la rentabilité. Afin de conserver la santé financière de la pratique, Levin Méthode Groupe prescrit des comptes débiteurs ne dépasse pas un mois de production moyenne.
Si votre pratique souffre d'exorbitant ou sur des comptes de contrôle à recevoir, il y a trois étapes que je recommande que votre gestionnaire de bureau peut mettre en œuvre qui permettra de soulager ce problème:
1. Un système que les patients apprécieront et profiter de est un cinq pour cent de courtoisie sur les frais de traitement complets quand ils paient en totalité avant vers le haut, au moins 48 heures avant l'heure du traitement. Cela permet d'économiser l'argent des patients sur les frais (qui, selon la procédure, peut être une quantité importante), tout en économisant de l'argent pour la pratique parce que les recettes sont déjà collectées et il n'y a pas de frais généraux nécessaires pour la facturation.
2 . Permettre aux patients d'utiliser des cartes de crédit pour le paiement est presque un must dans les pratiques d'aujourd'hui. Très peu de patients ont la capacité de payer de leur poche pour les procédures dentaires importantes, mais les cartes de crédit leur permettent de payer en totalité avant vers le haut, ou, ils peuvent également pré-autorisation de paiements automatiques qui sont facturés à une certaine date chaque cycle de facturation. Encore une fois, cela provoque une surcharge minimale pour la pratique afin de recueillir sur cette dentisterie et effectue le paiement pour la dentisterie plus confortable pour les patients.
3. Certains patients qui ne peuvent pas payer à l'avance en entier sont prêts à payer la moitié des frais de traitement quand il est convenu et l'autre moitié avant le traitement est terminé. La seconde moitié du traitement est recueilli au début de dernière nomination de traitement du patient, ce qui signifie qu'il n'y a pas de tête nécessaire pour la facturation ou collections.
Résumé
Mesure et constamment analyser toutes les Key Performance Indicateurs est la seule façon de comprendre précisément comment votre pratique a joué dans le passé et prédire ce qu'il va faire à l'avenir. Il est également le meilleur moyen de garder votre gestionnaire de bureau impliqué dans l'un des systèmes de gestion les plus importants de la pratique. Suivi des indicateurs clés de performance permet au gestionnaire de bureau pour être un contributeur essentiel à la réussite de votre pratique.
Roger P. Levin, DDS est fondateur et PDG de Levin Group, une société leader de conseil en gestion de cabinet dentaire. Depuis la création de l'entreprise en 1985, le Dr Levin a travaillé pour amener le monde des affaires à la dentisterie.