Par où commencer
Afin de mettre en œuvre un système financier avec succès, vous devez aller au-delà de la façon typique de la pensée. Au lieu de se concentrer simplement si votre pratique devrait accepter l'assurance, procéder à la facturation interne, ou d'utiliser un programme de financement patient, vous devez examiner toutes les situations possibles que vous pourriez faire face au jour le jour dans votre pratique. Il est important de mettre en place des lignes directrices pour déterminer comment les questions financières complexes seront traités. Allez-vous offrir des ajustements de crédit? Et si oui, qui se qualifie pour eux? Comment voulez-vous faire face à des arrangements de paiement pour un enfant qui vient de parents divorcés? En développant un ensemble de lignes directrices pour répondre à des questions telles que celles-ci, vous saurez exactement quoi faire quand un patient fait apparaître une situation financière délicate.
Une bonne ligne directrice financière prend en considération ce qui va bien travailler pour le patient et la pratique. En d'autres termes, il crée une situation gagnant-gagnant dans lequel les patients peuvent obtenir un traitement optimal alors que la pratique est compensée aussi rapidement que possible. Une fois que vous avez détaillées soigneusement vos lignes directrices financières, les examiner avec votre personnel et de rendre le document écrit à leur disposition pour référence au besoin (mais être sûr qu'il est pas dans vos zones patients!)
Options de paiement et arrangements
pour une ligne directrice financière pour réussir, il doit offrir aux patients une variété d'options de paiement pour obtenir le traitement dont ils veulent et ont besoin. Les négociations financières devraient toujours commencer par demander au patient pour le paiement intégral à l'avant. Certaines pratiques offrent un ajustement de courtoisie si le patient paie pour tout avant que la procédure actuelle. Ce type d'incitation peut être très efficace avec les patients qui peuvent se permettre de faire un gros paiement.
Certains patients, cependant, ne pas avoir les fonds disponibles pour payer les plans de traitement plus importantes en une somme forfaitaire. Si tel est le cas, vous devez toujours demander un investissement initial. Nous avons constaté que lorsque les patients mettent de l'argent vers le bas de l'obtenir-aller, ils seront très probablement suite à un traitement et de rester engagé à payer leur solde. Donc, peu importe quel plan de paiement est disposé par la suite, il est important de recueillir un certain type de montant initial.
La langue que vous utilisez est important lors de la demande de ce paiement initial. Plutôt que de demander un «acompte», ce qui rend les patients pensent qu'ils se sont engagées à payer pour le reste de leur vie, en utilisant les mots "investissement initial" peut briller une lumière plus positive sur le sujet. Ces mots soulignent que la dentisterie est un excellent investissement qui peut bénéficier votre sourire et la santé bucco-dentaire globale pour les années à venir.
Après avoir recueilli l'investissement initial, un calendrier de paiement devraient être construits pour recueillir le reste du solde. Nous aimons définir une limite de deux à trois mois pour les patients pour payer les coûts de traitement, mais si cela est impossible, nous proposons une option de paiement alternative, comme CareCredit. Avec CareCredit, les patients peuvent financer le traitement jusqu'à 12 mois sans intérêt. Cela rend plus facile pour les patients à payer pour les soins, et peut donc augmenter de manière significative le taux d'acceptation de traitement de votre pratique.
Certains médecins affirment qu'ils sont à l'aise crédit étendant eux-mêmes pour quatre à six mois. Cela peut être vrai, mais quand vos comptes à recevoir début de croître et que vous remarquez l'effort qu'il faut pour recueillir ces dollars, vous vous rendrez compte accorder un crédit pour c'est pas longtemps l'utilisation la plus prudente ou efficace du temps. Nous suggérons que si les patients ont besoin d'étendre leurs plans de paiement pour plus de deux ou trois mois, laissez un programme de financement du patient gérer. Rappelez - vous êtes un cabinet dentaire, pas une institution financière
Le financement alternatif est également essentiel si votre pratique offre la dentisterie esthétique ou esthétique, implants ou d'autres services avec de plus grands frais.. procédures esthétiques comme le blanchiment des dents et de l'application de placage, ou plus vaste reconstruction complète de la bouche peut être un investissement important, de sorte que la plupart des patients apprécieraient la capacité de payer au fil du temps. Ces patients qui recherchent des cosmétiques ou sourient procédures améliorant sont parfois motivés par des émotions et peuvent vouloir commencer le traitement immédiatement. Offrant des options de paiement qui leur permettra de commencer le traitement immédiatement et facilement payer pour cela au fil du temps.
Un point que nous ne pouvons pas insister assez est de vous assurer de ne pas lier les dates d'échéance de paiement aux dates de rendez-vous. Cette routine augmente le nombre de non-présentation et les annulations à une pratique. Il pourrait également vous laisser dans un certain nombre de situations délicates, y compris ce qu'il faut faire si le patient montre pour sa nomination, mais n'a pas l'argent pour effectuer le paiement. Plutôt que d'avoir à faire face à de telles situations difficiles, il est plus facile de simplement dissocier les deux et les mettre sur des jours différents.
Le coordinateur financier
Les différentes options de paiement et les arrangements de vos offres de pratique ne peuvent pas être simplement décrit sur le papier et remis aux patients. Ces options devraient être discutées en détail et étayées par des données afin que les patients puissent pleinement comprendre ce qui est à leur disposition. Il est impératif d'identifier un employé dans la pratique à assumer cette tâche - le coordonnateur financier. Cette personne devrait être principalement responsable des arrangements de paiement avec les patients.
Il y a certains traits à surveiller lors de la recherche d'un coordonnateur financier efficace. Tout d'abord, il est extrêmement important pour cet employé pour être un bon auditeur. Cela va au-delà de simplement entendre ce que dit un patient. Un bon auditeur fera en sorte de demander des éclaircissements quand un sujet est abordé qui peut facilement être mal compris. coordonnateurs financiers doivent aussi avoir la capacité de maintenir une grande contact avec les yeux, et devraient apparaître d'être détendu, confiant, et digne de confiance lors de l'examen des modalités de paiement. Même ton de voix peut considérablement affecter le niveau de confort du patient, de sorte que doit être pris en considération. Mais le plus important, les coordonnateurs financiers ont besoin de voir leur travail comme une occasion incroyable pour aider les patients à atteindre leurs objectifs de santé dentaire, plutôt que d'un moyen de lutter loin le porte-monnaie d'un patient.
Afin de maximiser le traitement d'acceptation, les discussions monétaires entre le patient et coordonnateur financier devrait se produire dans une salle de consultation désigné qui permet de la vie privée, peu d'interruptions, et une atmosphère professionnelle. La plupart des gens ont un certain niveau d'anxiété qui vient d'être dans une salle d'examen, nous vous recommandons des arrangements financiers avec les patients dans un cadre non clinique. De cette façon, le patient peut être complètement détendu et confortable pendant que vous discuter d'une question aussi délicate que l'argent. Si vous ne disposez pas d'une salle de consultation séparée, assurez-vous que la discussion se passe en privé, (peut-être la salle de traitement) et ne pas oublier de laisser de la place dans le calendrier de la consultation si elle se produit dans la salle de traitement ou operatory. bureau privé Les médecins est une autre option à considérer.
Toute l'équipe joue un rôle
Bien que le coordonnateur financier est principalement responsable des arrangements de paiement avec les patients, tout le monde dans le bureau doit être confortable citant des frais et de discuter des lignes directrices financières. les membres du personnel clinique sont souvent posé des questions sur les coûts de traitement. S'ils réagissent d'une manière confuse ou dédaigneux, il peut refléter mal sur la pratique. Nous suggérons que les membres du personnel clinique se familiariser avec les frais pour les 15 plus recherchés après les procédures. Cela ne signifie pas que ces employés devraient effectivement prendre des dispositions de paiement. Ils peuvent tout simplement citer le coût, puis d'introduire le patient au coordonnateur financier pour permettre une transition en douceur.
Tous les membres du personnel doivent comprendre ligne directrice financière de leur pratique pour vous assurer que la cohérence est exprimée dans toute l'équipe. Entendant deux points de vue contradictoires va simplement confondre le patient, et qui peut se traduire par une expérience négative globale avec votre pratique. Il est important de vous assurer que les mêmes options de paiement et les arrangements sont présentés de la même manière entre tous les membres de l'équipe. Et quand le coordonnateur financier est occupé par un patient, thereshould d'autres membres du personnel prêt et capable de répondre à des questions financières.
Le médecin a également un rôle clé dans les discussions financières. Son premier devoir est de travailler sur l'acquisition de l'engagement du patient à la valeur du traitement. Bien que nous recommandons que le médecin cite la redevance ou taxe plage pour tout traitement étant diagnostiqué, nous déconseillons fortement le dentiste faire des arrangements de paiement. S'il y a préoccupé par le coût des soins, mettre de côté l'aspect financier pour un moment et de travail à mettre en évidence les avantages du traitement.
Il est important pour le coordonnateur financier d'être présent lors de la discussion de traitement entre le médecin et le patient afin il ou elle est au courant de tout ce qui a été partagé dans cette conversation. Par conséquent, si le patient soulève des objections ou des préoccupations, le coordonnateur financier aura une connaissance préalable de leur avant de discuter des modalités de paiement. Cela permet au coordonnateur financier pour gérer ces objections avec plus de facilité, et élimine le "dit-il, elle a dit" afin que les patients ne peuvent pas demander le médecin leur a dit qu'ils pourraient payer pour le traitement à un certain coût sur une certaine quantité de temps.
Faire en sorte que le coordonnateur financier est présente dès le début du traitement de la recommandation du médecin peut également ajouter une grande continuité dans les yeux du patient. Il améliore la perception du médecin et coordonnateur financier comme de véritables partenaires, et non pas des entités séparées du patient. Lorsque le médecin introduit le coordonnateur financier et explique sa présence, il élève l'importance du rôle de cet employé dans le processus de paiement. Cela aide généralement les patients font confiance à quelqu'un d'autre que leur médecin avec un sujet comme potentiellement sensible de l'argent.
Une fois un engagement en faveur du traitement a été exprimé, le coordonnateur financier va aider le patient à choisir un arrangement de paiement approprié.
suivi de vos performances
une fois que vous avez un système financier solide comme le roc en place, vous devez surveiller sa performance afin d'assurer le succès. Il est important de fixer des repères et d'examiner les statistiques de pratique pour vous assurer que vos lignes directrices financières fonctionnent correctement. Vous devez établir un système de suivi bien organisé pour surveiller les collections, les comptes débiteurs, et des ajustements de crédit pour vous assurer que ces niveaux sont en bonne santé. Avec des lignes directrices financières claires et un système de surveillance solide en place, vous allez commencer à remarquer moins de dettes et les comptes en souffrance.
Le suivi de la performance de votre pratique commence par la communication du personnel. Nous sommes forts croyants en ayant des réunions hebdomadaires du personnel, où tous les employés peuvent examiner et discuter des objectifs de la pratique. Une réunion par mois devrait être strictement consacré aux numéros. Lors de cette réunion, l'équipe peut évaluer ce que la pratique recueillie au cours du mois précédent et combien a été radié. S'il y a un problème avec l'un de ces montants, ou si la pratique n'a pas atteint ses objectifs préétablis, le personnel doit élaborer un plan d'action pour résoudre le problème. Le taux d'acceptation du traitement de votre pratique devrait également être examinée aux réunions du personnel. Les employés peuvent diviser les patients nouveaux et existants en groupes séparés lors de l'analyse de ces statistiques. Une fois que les lignes directrices de crédit solides sont établis et les options de paiement sont inclus dans votre plan financier, vous devriez commencer à remarquer une augmentation de l'acceptation du traitement.
Non seulement le personnel peut réunions augmenter les performances de la pratique et de la production, ils peuvent ajouter à l'équipe moral et la satisfaction globale de vos employés. Lorsque les membres du personnel se fixer des objectifs pour eux-mêmes et de prêter attention aux chiffres, ils peuvent réellement mesurer leurs progrès et de voir le résultat de leurs efforts. Si les objectifs financiers ont été atteints, cela signifie généralement vos patients sont satisfaits des options de soins et de paiement que vous fournissez. Lorsque les patients cherchent le conseil de votre pratique et disent «oui» aux recommandations de traitement, qui peut faire une différence profonde dans la façon dont un médecin et de l'équipe se sentent sur le travail qu'ils font.
Outre les réunions hebdomadaires du personnel, la médecin et coordonnateur financier devraient se réunir une fois par mois pour évaluer les comptes débiteurs. Afin d'améliorer la santé financière de votre pratique, nous vous recommandons d'examiner tous les comptes qui sont quatre-vingt dix jours ou plus, puis en soulignant les patients qui ne sont pas quoi que ce soit payé dans les 30 derniers jours. Ces comptes doivent être traitées avec le plus tôt possible, parce que plus ils vont non, plus il est probable que vous ne verrez jamais cet argent. Une autre façon d'améliorer la santé financière est de déterminer un montant précis, puis définir une ligne directrice que les coûts de traitement à tout moment sont inférieurs à ce montant, le patient paie en totalité au moment du service. Cette ligne directrice peut vous donner la tranquillité d'esprit en sachant que les arrangements financiers ne devront pas être prises pour le traitement en dessous de ce niveau de rémunération. Il peut également améliorer le flux de trésorerie et libérer du temps afin que votre coordonnateur financier est en mesure de se concentrer sur des arrangements de paiement pour le traitement de niveau supérieur.
Il est temps
Maintenant que nous avons offert de vous quelques-uns techniques utiles sur la façon de mettre en œuvre un système financier avec succès, il est temps pour vous de les appliquer à votre pratique. Si vous avez déjà un certain nombre de ces mesures mises en place dans votre bureau, vous êtes sur la bonne voie. Avec des lignes directrices financières bien organisés, un coordinateur efficace financier, une équipe de soutien, et un système de surveillance efficace, vous remarquerez une augmentation significative de la performance et de la production de votre pratique. Le succès financier est seulement à quelques pas!
Debbie Castagna et Virginia Moore sont les fondateurs de Perspicacité Solution, une entreprise de parler et de conseil dédiée à la revitalisation de la pratique dentaire.
Reproduit avec la permission, Dentistry Today, (2004: 23 (10):. 142-144