Heureusement, il n'y a que deux choses qui peuvent aller mal avec les données stockées dans vos systèmes informatiques: soit 1) quelque chose de malheureux arrive et les bonnes personnes ne peut pas accéder correctement, ou 2) quelque chose d'encore plus malheureux se produit et les mauvaises personnes y ont accès. Malheureusement, la majorité des cabinets dentaires ne font pas assez pour empêcher l'autre de ces éventualités.
Sauvegarde, sauvegarde, sauvegarde
La chose la plus importante qui peut être fait pour veiller à ce que les documents électroniques ne sont pas perdue est de les sauvegarder. Certains bureaux utilisent des processus de sauvegarde multiples pour assurer que si l'on échoue, ils ont une sauvegarde (pour la sauvegarde). Il n'y a rien de mal avec un niveau de paranoïa appropriée en matière de protection des données. Un scénario de sauvegarde globale doit répondre à quatre exigences:
1) Fréquence adéquate: Une sauvegarde de routine ou planifiée doit avoir lieu au moins tous les jours (ou la nuit), et doit être remplacé au plus tôt la semaine. Certains bureaux fonctionnent à mi-chemin de sauvegarde dans la journée ainsi. En outre, il est important de maintenir des sauvegardes qui représentent des données remontant plusieurs jours, et pas seulement le jour /nuit avant. Il est souvent important d'être en mesure de restaurer des données qui est plus vieux que le jour précédent. Idéalement, les sauvegardes hebdomadaires ou mensuelles sont stockées pendant de longues périodes
2) Séparation physique adéquate. Les données de sauvegarde doivent être stockés dans un endroit qui est susceptible de ne pas être touchés par une catastrophe qui se produit au niveau du boîtier de l'emplacement des données de production. Des événements tels que les incendies, les inondations et le vol qui pourraient avoir une incidence sur le bureau ne devrait pas avoir un impact aussi les données de sauvegarde
3) approprié Source de données:. Toutes les données importantes doit faire partie de l'ensemble de sauvegarde. Certains programmes de sauvegarde ne sont pas en mesure de sauvegarder des fichiers qui sont en cours d'utilisation, et si les applications sont laissées ouvertes à la fin de la journée, il peut être impossible de sauvegarder les données contenues dans les. Assurez-vous que votre sauvegarde contient les données dont vous avez besoin
4) Logging adéquate et récupération Vérification:. Il est très fréquent pour les utilisateurs de découvrir que, bien qu'ils pensaient que leurs données a été sauvegardé, il était en fait pas. Les pannes matérielles, les changements de configuration et de logiciels, et les problèmes des médias sont des raisons communes que les systèmes de sauvegarde cessent de travailler.
Regardons certains périphériques de sauvegarde communs
Sauvegarde sur bande-DAT et Travan bandes sont les plus courantes supports de sauvegarde utilisés dans les cabinets dentaires d'aujourd'hui. Lecteurs DAT sont beaucoup plus chers, mais ils sont plus fiables et durent beaucoup plus longtemps. Les médias DAT réel est inversement moins coûteux que les médias Travan. La difficulté avec ce type de sauvegarde est que les bandes et les lecteurs s'usent, et ils sont relativement lents à sauvegarder. Cependant, il y a trois raisons importantes que les bandes sont utilisées le plus souvent: Ils peuvent contenir une très grande quantité de données, ils peuvent être mis en rotation par jour, et les bandes sont relativement fiables
CD /DVD écrivains-CD et les DVD sont. facilement disponible, peu coûteux, facile à utiliser, et utile pour une variété de raisons. De nombreux bureaux utilisent avec succès CD réinscriptibles (CDRW) pour effectuer des sauvegardes quotidiennes. L'utilisation d'un CDR écriture d'un temps pour faire une sauvegarde mensuelle ou hebdomadaire supplémentaire qui est conservé indéfiniment est une excellente idée. Malheureusement, ces dispositifs ne contiennent pas de données beaucoup, et ne peuvent pas être utilisés dans des situations où tout sauf les données le plus élémentaire doit être stocké.
Divers magnétique media-Zip, jazz, et même des disquettes peut être utilisé pour stocker très petites quantités de données. Bien qu'ils soient beaucoup plus lent que les dispositifs actuels CDRW, ils sont généralement très fiable et facile à utiliser. Les avantages et les limites des médias CD appliquent à ces produits, à l'exception que les données magnétiques se fanent plus rapidement avec le temps.
disques durs-externes amovibles lecteurs USB, ou IDE ou SCSI disques durs amovibles offrent une méthode très rapide de soutien de grandes quantités de données. Malheureusement, un disque dur est l'une des choses les plus susceptibles d'échouer dans un système informatique et les lecteurs amovibles sont donc considérés comme moins fiables que les bandes. Un problème supplémentaire est que la plupart des bureaux utilisent cette approche ont un seul disque amovible qui est utilisé à chaque fois, et sont donc sans une sauvegarde quotidienne séquentielle avec la possibilité de restaurer les données plus anciennes.
pratiques de réplication-Large ont parfois des serveurs de sauvegarde qui sont disponible dans le cas où quelque chose se produit au serveur principal. Il est également pratique courante pour un serveur dentaire pour être construit avec des mécanismes soit matériel ou logiciel pour répliquer les données d'un disque dur à un autre sur une base continue. Ces systèmes peuvent souvent sauver une pratique, la frustration d'être déconnecté, mais si les enregistrements sont supprimés, ils sont supprimés de la réplique dans le même temps. Les processus de réplication ne sont donc pas un remplacement pour une sauvegarde quotidienne sur un autre support.
Ordinateur à l'ordinateur-Enregistrement d'une copie des données à partir du serveur sur un autre poste de travail au bureau est une excellente façon de garantir que les données seront rapidement disponibles dans l'éventualité d'une défaillance du serveur. Il suffit de changer quelques entrées de chemin peuvent permettre au bureau de continuer à travailler avec les données sur une autre machine. Les deux principaux problèmes avec ce type de sauvegarde sont que les données restent dans le bureau, et se trouve sur les appareils qui ne sont plus susceptibles d'être endommagés ou volés que les données principales, et il ne peut pas être un moyen de récupérer les données plus anciennes. Une séquence de rotation des sauvegardes sur différents ordinateurs dans le bureau peut résoudre une partie de ce problème.
Offsite sauvegarde des données transférées à travers les lignes de téléphone ou une connexion Internet à un centre de sauvegarde à distance est souvent appelé «sauvegarde hors site». Bien sûr, toutes les sauvegardes doivent être déplacés "hors site", mais en utilisant une connexion de données pour y déplacer rapidement est une excellente idée. De petites quantités de données telles que les données du logiciel de gestion de pratique peuvent être facilement stockés de cette manière. Si vous stockez des quantités importantes d'informations dans une installation de sauvegarde hors site, rappelez-vous aussi que vous pourriez avoir besoin pour obtenir que les données de retour à un certain point. Certaines installations peuvent courier les données dans divers formats, ou même retourner un ordinateur pour vous avec les applications nécessaires prêts à fonctionner avec vos données.
Assurez-vous que les sauvegardes et les journaux de sauvegarde sont vérifiées régulièrement. Il est une idée particulièrement bonne pour inclure un fichier de test dans le processus de sauvegarde, que vous pouvez effacer de temps en temps, puis récupérer à partir du jeu de sauvegarde.
Formation
Erreur de l'utilisateur est la cause la plus fréquente de données perte de tout système. Tous les employés ont besoin de formation sur le logiciel de gestion de la pratique, le logiciel d'imagerie, et sur l'utilisation et le bon fonctionnement du système informatique. Des erreurs se produisent, mais les catastrophes sont moins fréquentes dans les bureaux qui mettent une priorité sur la compréhension et l'utilisation correcte des ordinateurs et des logiciels. Assurez-vous que tout le monde comprend ce qui est considéré comme «pratiques sûres» en ce qui concerne l'utilisation d'Internet, le courrier électronique et la protection anti-virus.
Firewalls
La plupart des cabinets dentaires ont une connexion à Internet de certains gentil. Cette connexion peut potentiellement permettre à un «hacker» pour accéder au bureau et à ses données à partir d'Internet. Un «pare-feu» est un mécanisme de matériel ou de logiciel qui empêche les connexions indésirables. Il est généralement plus sûr d'utiliser un périphérique matériel car il est moins susceptible d'être désactivé ou désactivé. Pare-feu matériel sont disponibles à partir de moins de 100 $.
Protection anti-virus
Les virus informatiques étaient autrefois une voie commune pour les systèmes de perdre définitivement les données. Aujourd'hui, parce que la plupart des virus sont écrits pour exécuter des fonctions qui sont un peu plus «créatif» que simplement la suppression de données, et parce que les programmes et les techniques d'élimination de virus sont mieux, il est rare que les données sont effectivement perdues en raison d'une infection virale. Il est beaucoup plus probable que les résultats d'un virus dans "seulement" de temps d'arrêt et une entreprise d'élimination des virus coûteux. Un scénario qui est plus courante aujourd'hui est celle d'une infection par le virus résultant de l'accès à vos données par d'autres parties. Certains virus permettent aux utilisateurs externes de se connecter à votre système, et certains diffusent vos documents ou des courriels précédents à des tiers. De toute évidence, les deux scénarios est désastreux pour un cabinet dentaire.
Il est essentiel que le logiciel mis à jour anti-virus soit en cours d'exécution sur tous les ordinateurs, les fichiers système de disques durs ne sont pas partagés, les pièces jointes dangereuses ne sont jamais ouverts, etc.
la sécurité physique
Généralement, les ordinateurs dans les cabinets dentaires sont placés dans des zones qui sont accessibles aux patients. Économiseurs d'écran sont disponibles que «verrouiller» un système à moins que le mot de passe correct est entré. Utilisez-les sur des machines qui pourraient être accessibles par les patients sans surveillance dans les salles opératoires ou les couloirs. Assurez-vous que tous les ordinateurs disponibles à titre de courtoisie aux patients dans la zone de réception n'a pas de connexion physique au reste du bureau. Si vous utilisez un hub sans fil de toute nature, veiller à ce que les fonctions de sécurité sont activés pour empêcher l'accès des utilisateurs non désirés. Plus important encore, assurez-vous que le personnel sait d'arrêter toute personne non personnel d'accéder aux ordinateurs.
Tôt ou tard, un incident se produit dans votre pratique qui se traduit par la nécessité pour vous de penser à long et dur sur la sécurité des vos données. Avec la bonne planification, la mise en œuvre et le suivi, «événements» données peuvent être traités de façon assez systématique, ce qui entraîne des pertes de données peu ou pas.
Craig Wilson est le PDG de CompuDent Systems Inc ., une société informatique spécialisée dans les installations informatiques sur mesure pour les cabinets dentaires.