L'un des outils les plus coûteux, mais sous-utilisés dans un cabinet dentaire est le logiciel de gestion de la pratique. La plupart des logiciels modernes a une foule de caractéristiques et de fonctions qui sont parfois même pas du tout utilisés. Voici quelques choses qui peuvent vous aider à tirer le maximum de votre investissement.
Tâches Relocalisation
L'un des avantages importants de documents numériques est qu'ils sont accessibles à partir de nombreux endroits en même temps. La plupart des pratiques installer des ordinateurs à la réception d'abord, parce que c'est là où ils étaient auparavant l'enregistrement de tous de leur horaire et de paiement. L'ordinateur a simplement remplacé les outils de papier existantes.
Valeur réelle de la nouvelle technologie vient non seulement de faire les choses anciennes mieux, mais en étant capable de faire des choses entièrement nouvelles. Informatisation permet tout d'un coup les tâches qui devait être fait à la réception, pour être fait simultanément dans des domaines cliniques, consulter des zones, des back-offices, et même de la maison. Jetez un oeil à ce que vous faites simplement parce que c'est la façon dont "il a toujours été fait», et de décider s'il est logique de changer. L'ajout de nouveaux postes de travail ou des terminaux à divers endroits est une dépense nominale, mais peut augmenter considérablement la productivité si elle fait partie d'un plan global.
Communication interne
L'utilisation créative de même le logiciel le plus rudimentaire vous permet de transmettre des informations sur les patients et les cas à d'autres membres du personnel. De nombreuses pratiques reposent sur des notes manuscrites supplémentaires, et /communication ou verbale qui pourraient plutôt être ajoutés au dossier patient informatisé. Selon le logiciel, vous pouvez être en mesure de joindre des notes au rendez-vous, les patients et /ou des procédures. Vous pouvez également être en mesure d'envoyer des messages ou e-mail à d'autres employés. Certaines pratiques créatives ont un ou deux patients «faux» qui sont prévues dans les parties inutilisées de la journée dans le but de transmettre des informations.
Certains logiciels plus récents prend la communication interne à un nouveau niveau entier. Vous pouvez profiler les tâches et les procédures de bureau droit dans le logiciel. Traditionnellement, les nouveaux membres du personnel ont été confrontés à des procédures penchant de bureau et aussi apprendre à utiliser le logiciel. Les systèmes plus récents intègrent des procédures de bureau à droite dans le programme, et aider à l'orientation du personnel. Le concept d'un «coach virtuel» ou «gestion des connaissances» est pas nouveau dans le reste du monde, mais il est très nouveau pour la dentisterie.
Prenez un bon aperçu de la façon dont l'information circule à travers votre bureau, et faire un effort pour rationaliser grâce à vos ordinateurs. Autre que vos cartes dentaires, il devrait y avoir quelques notes manuscrites et des rappels.
Rapports
Chaque logiciel de gestion de pratique inclut certaines fonctionnalités de reporting et d'analyse. De nombreuses pratiques ne font pas usage de même ces rapports rudimentaires. D'autres utilisent un ensemble soigneusement organisé de rapports pour surveiller les tendances et les anomalies. Spécialistes en particulier ont besoin de connaître les indicateurs et statistiques clés liés à leur base de référence. bureaux orthodontiques, par exemple, ont besoin de regarder les tendances géographiques, et de planifier leur commercialisation et à l'expansion future possible sur la base des codes postaux de leurs patients. Les dentistes généralistes ont une variété d'indicateurs importants qui devraient être suivis, mais rarement sont. Le succès des efforts de marketing (à la fois internes et externes) doit être suivi. Adresse d'informations, des informations démographiques et types de procédure, peuvent tous être analysés, ainsi que l'information financière régulière.
Le processus spécifique nécessaire pour percer dans vos données pour trouver des modèles et des tendances varie en fonction du logiciel de gestion de pratique spécifique en cours d'utilisation. Certains vous permettent d'exporter des données vers un tableur Excel pour une analyse plus approfondie. De nombreux programmes sont Microsoft Access basé qui vous permettent de travailler avec l'aide des données directement le logiciel d'accès. Les membres du personnel peuvent suivre un cours ou deux pour apprendre à travailler avec des fichiers d'accès pour générer les rapports dont vous avez besoin. (Assurez-vous que vous travaillez toujours avec un COPY ou vos données.) Dentrix utilisateurs ont la possibilité d'acheter un excellent module supplémentaire appelé «Le Consultant» d'une tierce partie qui exécute des rapports clés sur la base de données Dentrix. Certains bureaux ont même utilisé les programmeurs de base de données pour passer quelques heures pour élaborer des rapports de requête qui fonctionnent sur leurs données de gestion de la pratique. Le coût de quelques rapports personnalisés est minime, mais les avantages peuvent être importants. L'étape importante est de déterminer ce que vous devez suivre, et ensuite mettre en place des rapports de le suivre.
logiciel de gestion de la pratique et les données qu'il accumule peut être beaucoup plus utile que la plupart des pratiques réalisent. La formation initiale fournie avec le logiciel peut ne pas être suffisant pour tirer pleinement parti de son potentiel. La plupart des entreprises offrent une formation continue, y compris plusieurs sessions avancées, et cela pourrait être utile dans la recherche. Il y a aussi des groupes d'utilisateurs pour certains logiciels, où vous trouverez des conseils et des renseignements précieux. Peu importe, essayez de voir le logiciel comme plus qu'un simple calendrier et paiement journal, et vous serez en mesure d'obtenir plus de valeur de l'investissement. DPM
Craig Wilson est président de CompuDent Systems Inc., qui fournit des solutions informatiques sur mesure, mise en réseau et de la technologie pour les dentistes et l'industrie dentaire.