Bien que ces données ne sont pas spécifiques à la dentisterie, nous pensons que l'incidence de la fraude dentaire est plus élevé que les petites entreprises en raison de la nature de l'art dentaire par rapport aux autres «petites» entreprises. Les petites entreprises ont généralement des contrôles internes en place et ils séparer les fonctions d'emploi d'une manière que les cabinets dentaires ne peuvent pas. Par exemple, la plupart des entreprises ont habituellement deux personnes impliquées dans chaque transaction en espèces. L'importance de la séparation des fonctions est que pour voler, deux employés doivent se concerter.
Contraste à un cabinet dentaire où, souvent, une ou deux personnes sont en cours d'exécution de l'administration.
Le vol est un réel et probable problème pour les praticiens
de soins de santé des cabinets dentaires sont par nature des âmes confiantes. Une caractéristique d'un professionnel est qu'il ou elle place l'intérêt de leurs patients au-dessus de leur propre. Malheureusement, de nombreux dentistes sont incapables de faire la différence entre l'environnement clinique, où il est prévu la pureté des motifs, et les éléments non-cliniques de leur pratique, où peut-être les gens interagissent d'une manière plus de base. En conséquence, de nombreux dentistes manquent le scepticisme nécessaire pour reconnaître leur vulnérabilité à la fraude.
Alors que la majeure partie de la littérature sur la fraude dentaire offre des platitudes comme «être plus impliqués dans les aspects commerciaux de votre pratique,« nous reconnaissons que ces conseils est à la fois impraticable et inutile.
Notre intention dans cet article est de fournir des suggestions que chaque dentiste peut mettre en œuvre sans couper ses heures cliniques en deux pour examiner chaque transaction financière.
Pourquoi les employés de confiance voler?
la tentation de voler est entraînée par la cupidité, souhaite se venger contre l'employeur, être payé moins que l'employé se sent ou elle vaut la peine ou tout simplement l'excitation pure. Le besoin d'argent est la motivation dominante et peut être entraîné par les dettes ingérables, un désir de vivre au-delà de ses moyens, le jeu, l'alcool ou la toxicomanie.
La décision de voler se produit lorsque votre employé de confiance a un changement dans l'éthique. La recherche a montré à plusieurs reprises que les pressions financières sévères vont forcer les gens normalement honnêtes à reconsidérer leurs valeurs. Face à la perte de leur maison, de nombreux employés autrement honnêtes commencent à examiner les faiblesses de votre administration et évaluer la probabilité de succès. À moins qu'ils croient que la découverte est probable, le fraudeur motivé prendra le risque et voler.
Danger signe
Bien qu'il soit difficile de définir le "fraudeur typique," la plupart des gens qui volent afficheront panneaux de signalisation. Voici quelques exemples:
Une augmentation de la fréquence des plaintes des patients sur les erreurs de facturation. Normalement, la majorité des erreurs doit être attribuée à l'assurance du patient et non pas chez le dentiste.
Un employé vivant clairement au-delà de leurs moyens. Notre expérience a été que cela deviendra apparent au personnel avant qu'il ne vous.
Un membre du personnel qui refuse de vacances. Le voleur doit être dans le bureau pour le suivi des transactions et de fournir des explications sur les activités suspectes. La fraude est souvent découvert lorsque la personne le vol est personnel fill-in absent et autres.
Surveillez les employés qui restent en permanence derrière pour "finir". Les fraudeurs ont besoin de passer du temps «seul» pour suivre les transactions et de falsifier les entrées de facturation et de grand livre . Si un employé travaille régulièrement des heures supplémentaires sans une raison suffisante, vous devriez enquêter. Ironiquement, alors que vous pensez que cet employé est dédié, il ou elle est vraiment voler votre argent.
Un comportement erratique ou perturbateur au bureau. Pour diverses raisons, vos employés peuvent voir cela, mais pas vous rendre compte. D'autres comportements à rechercher sont la préoccupation, le retrait ou affiche inappropriées de colère ou de frustration. changements d'humeur extrêmes sont fréquents lorsque la culpabilité et le stress sont présents
Ces symptômes ne signifient pas nécessairement que le membre du personnel vole de votre pratique. mais ils devraient vous alerter sur la possibilité.
Comment font-ils?
La plupart des vols consiste à prendre l'argent et ensuite modifier ou détruire des dossiers pour le cacher. Certaines des méthodes couramment utilisées sont:
paiements en espèces antidatées pour le faire apparaître le patient a déjà payé pour le traitement,
ne pas entrer dans les rendez-vous non programmés en feuilles de jour et d'empocher l'argent,
l'application d'une assurance ou de crédit paiement par carte d'un patient sur le compte d'un autre qui a payé cash,
empochant l'argent pour le paiement et la radiation de la créance que le patient ne semble pas en souffrance,
suppression des écritures comptables et de nomination pour supprimer la preuve du patient de visiter.
Une fois que le fraudeur vole sans détection, la fraude a tendance à se répéter avec des quantités croissantes. Cela commence un cycle de vol qui peut durer des mois ou des années, laissant une grande perte financière et le sentiment de dentiste violé.
Douze mesures positives que vous pouvez prendre
Mesures préventives se sont révélés être le la plus efficace et la moins coûteuse pour lutter contre la fraude potentielle. Les étapes suivantes vous aideront à réduire la probabilité de fraude, et si la fraude se produit, peuvent atténuer la gravité. La fonction de ces étapes est d'augmenter le contrôle administratif et de réduire la possibilité que le personnel sentent qu'ils peuvent chaparder détectés.
Vous avez déjà tous les relevés bancaires et les avis envoyés directement à votre domicile. Demander que tous les chèques annulés être retournés. examiner personnellement les chèques annulés et les endossements et d'enquêter sur l'insolite. Refuser de signer des chèques en blanc ou permettre l'utilisation de timbres de signature sur les chèques.
Mettre en œuvre un système informatique. Pratiquement tout système informatique, correctement mis en œuvre, fera la fraude moins probable.
Assurez-vous que personne ne peut être placé sur la liste de paie sans votre accord explicite. Les fraudeurs peuvent créer fictive (à temps partiel ou occasionnels) employés et de garder les chèques de paie.
Utilisez des chèques pré-numérotés, les factures et les reçus de sorte que vous avez un numéro de séquence propre à vérifier. Si vous utilisez un ordinateur pour générer ces éléments, vérifiez auprès de votre fournisseur de logiciels pour veiller à ce que les restrictions et les fonctions d'audit sont en place.
les gens de la Force à prendre des vacances annuelles. Le voleur a besoin de rester près de l'action et résistera à prendre du temps.
Mettre en œuvre les fonctions de sécurité de votre Interacmachine. Le personnel ne devrait pas être en mesure de rembourser l'argent à une carte de crédit ou de débit sans autorisation de superviseur. Imprimez les opérations de la machine Interac chaque jour et examiner personnellement. Rembourser l'argent en utilisant la machine Interac est rapide et facile. Dans de nombreuses pratiques, la machine Interac est assis sur la réception où les visiteurs peuvent rembourser l'argent à leur compte dans le temps qu'il faut du personnel pour aller aux toilettes.
Configurez votre logiciel pour avoir «superviseur» et l'accès "au niveau restreint". Les utilisateurs d'accès restreint ne peuvent pas annuler ou supprimer des transactions sans autorisation. Le personnel de réception ne devrait jamais avoir accès au niveau du superviseur - le personnel ne devraient pas être en mesure de radier ou écrire des comptes, supprimer les factures ou supprimer des rendez-vous sans votre approbation. Demandez à votre fournisseur pour activer les fonctions de sécurité dans votre logiciel. Personnellement examiner le journal d'audit quotidien pour identifier les utilisateurs qui ont fait des ajustements.
Mettre en œuvre des codes d'accès d'alarme distincts pour chaque membre du personnel qui a accès à votre bâtiment. La fraude nécessite souvent après l'accès aux heures de sorte que vous devriez savoir qui est à venir après les heures.
Créer des mots de passe informatiques distincts pour chaque employé. Cela aidera à identifier qui sont entrés dans les transactions suspectes. Contactez votre fournisseur pour déterminer si vous pouvez avoir «heure du jour» des comptes d'accès pour vos systèmes. Nous vous suggérons de restreindre l'accès du personnel à 30 minutes avant et 30 minutes après les heures de bureau normales prévues.
Quand vous embauchez du personnel, mener une enquête approfondie, sceptique, vérification des antécédents, même pour les employés qui ne seront pas impliqués dans la manipulation d'argent. Enquêter sur les lacunes apparentes dans l'histoire du travail, que les gens malhonnêtes peuvent être sélectifs dans la présentation de leur expérience. Demandez à chaque ancien employeur pour le nom de l'employeur précédent et suivant et les dates d'emploi et de concilier cette contre le CV. Vérifiez les références «secondaires» par opposition à ceux qui sont énumérés sur le rsum. Une condition de recrutement devrait être de faire une vérification de crédit personnelle. Demandez à votre banque pour vous aider à ce sujet. Rechercher une histoire de dettes impayées et des jugements civils précédents.
Assurez-vous que votre police d'assurance couvre la criminalité en dehors, le vol des employés et la fraude informatique. Il ne sera pas arrêter le vol, mais il vous aidera si vos mesures préventives ne fonctionnent pas.
Chaque mois, personnellement examiner le rapport de l'historique des transactions d'ordinateur. Ce rapport montre la quantité de comptage et le dollar de chaque transaction pour le mois. Il comprend les totaux de transaction pour les cartes de crédit, espèces, chèques, chèques de patients d'assurance, des radiations, des rabais, des ajustements, des inversions de frais, chèques sans provision et le dépôt direct. Chaque pratique aura différentes tendances de la transaction, mais en général, les tendances établies dans une pratique libre de la fraude doit être cohérente.
Que faire si vous soupçonnez une fraude?
Si vous soupçonnez une fraude, ne face pas employé, ne pas appeler la police et ne pas prendre toute action contre l'employé sans l'avis d'un professionnel. Suivez ces trois étapes:
(i) Demander des conseils professionnels:
Lorsque vous soupçonnez une fraude contacter immédiatement un spécialiste de la fraude dentaire qui impliquera votre avocat et comptable
(ii) Verrouiller:.
mettre en œuvre immédiatement les mesures appropriées recommandées dans cet article. Si vous avez suffisamment de personnel, modifier leurs fonctions de telle sorte que l'argent est géré par une personne différente. Si la fraude est en cours et vous mettre en œuvre ces mesures, a poursuivi le vol sera difficile
(iii) Rassembler les preuves:.
Quand il est établi que la fraude ne se produit pas, demandez à votre conseiller lors de faire intervenir la police et comment mettre fin à la fraudeur. Dès que vous résiliez changer l'employé tous les verrous de construction, codes d'alarme et les mots de passe de l'ordinateur.
Si vous utilisez un système informatique, appeler un technicien qualifié et leur faire faire une copie de votre disque dur et retirez le disque dur d'origine à partir un service. Si vous avez à faire une vérification judiciaire de votre système informatique, cela permettra de préserver les fichiers temporaires qui peuvent être utiles lors de l'audit. Si vous laissez le disque dur d'origine en service, vous risquez d'écraser ces fichiers et peut-être perdre de l'information nécessaire, ou ayant l'employé saboter l'ordinateur pour détruire les preuves.
Une fois que la fraude a été établi votre conseiller devrait conduire et coordonner l'enquête .
Recovery
Pour récupérer vos pertes, vous aurez besoin d'une stratégie de poursuite et de récupération. Votre avocat peut vous conseiller sur l'opportunité des poursuites pénales ou civiles seront la voie préférée. Dans une tentative de profiter de votre série de décence humaine, certains auteurs proposeront de faire restitution en échange d'un accord de ne pas chercher les voies de recours juridiques. Bien que vous pouvez être tenté d'accepter, vous devez prendre ce cours de l'action que sur la base des conseils juridiques.
Dernières pensées
La vulnérabilité à la fraude est clairement un problème pour les cabinets dentaires. Nous soupçonnons que pratiquement tous les lecteurs de cet article saura un dentiste qui a été victime. Ceci est la pointe de l'iceberg, car il y a beaucoup de fraudes qui passent inaperçus et beaucoup d'autres qui, pour diverses raisons, ne sont pas rendus publics. Les bonnes nouvelles sont que pratiquement chaque dentiste peut diminuer sa vulnérabilité en prenant quelques mesures de base.
David Harris, B.Com, MBA, CMA, FICB, CD, SCC, PTE et William Hiltz, B.Sc., MBA, CET sont les conseillers principaux avec Harris Beattie MacLennan & amp; Company, un cabinet de conseil dentaire basée à Halifax, qui ont malheureusement été consultés sur de nombreux cas de fraude de cabinet dentaire.