Les dentistes qui souhaitent vendre leurs pratiques devront faire face significative, si, les obstacles juridiques insurmontables pas à compter du 1er Janvier 2004. Pour presque tous les dentistes, la loi fédérale sur la confidentialité entre en vigueur à cette date. La plupart des dentistes devront changer leurs politiques et procédures pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels. La question de lit pour de nombreux dentistes est qu'ils ne seront pas en mesure de recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur les patients sans consentement. Par exemple, les dentistes peuvent avoir besoin d'obtenir le consentement du patient maintenant de faire «diligence raisonnable divulgation" pour fermer la vente des années de pratique à l'avenir.
QUAND LA VIE PRIVÉE LEGISLATION TAKE EFFECT?
Pour presque tous les dentistes, la loi fédérale sur la confidentialité prend effet prochain Janvier. Le 1er Janvier 2004, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques est entièrement en vigueur. L'Ontario a fait circuler un projet de Loi sur la protection des renseignements personnels, mais il est très peu probable qu'elle sera adoptée avant cette Janvier. Dentistes couverts par la loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral ont besoin d'avoir leurs politiques et procédures en place d'ici là.
QUI NE VIE PRIVÉE LEGISLATION APPLIQUE?
L'acte de la vie privée est destiné à couvrir l'ensemble du secteur privé. À quelques exceptions près, la loi sur la vie privée applique à toute personne qui exerce des «activités commerciales». Cela comprendra la plupart des dentistes. Même si le gouvernement paie pour les biens ou services, la loi sur la protection des renseignements personnels sera probablement appliquer. Seuls les dentistes employés par un organisme gouvernemental ou d'un organisme sans but lucratif qui ne vend pas des biens ou des services seront exonérés.
La loi de la vie privée applique à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels. «Renseignements personnels» désigne toute information concernant une personne identifiable qui a trait à leurs caractéristiques personnelles (par exemple, le sexe, l'âge, la couleur, l'origine ethnique, l'éducation, la situation de famille), leur état de santé (par exemple, l'histoire de la santé, les conditions de santé, les services de santé reçus par eux) ou de leurs activités et de vues (par exemple, les relations avec le dentiste, les opinions exprimées par un individu, la religion, l'engagement politique, de l'avis d'un dentiste ou à l'évaluation d'un individu). Les renseignements personnels doivent être mis en contraste avec des informations commerciales (par exemple, l'adresse d'une personne d'affaires et numéro de téléphone), qui ne sont pas protégés par la loi sur la vie privée.
Que faut-il FAIT?
Chaque organisation (par exemple, cabinet dentaire) doit nommer un agent d'information et d'élaborer et de publier sa politique de confidentialité. L'agent d'information doit être une personne âgée dans l'organisation. L'agent d'information peut être un étranger engagé par une organisation pour remplir ce rôle, mais cela peut rendre plus difficile pour l'organisation de développer une politique de confidentialité qui correspond à son bureau ou à la pratique.
Le responsable de l'information est chargé de superviser l'organisation de respect de ses obligations de confidentialité. Cette politique de confidentialité couvrirait les questions suivantes:
examiner les politiques et les pratiques de l'organisation pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels (y compris la conduite d'une vérification des pratiques de renseignements personnels actuels de l'organisation);
procédures d'exécution pour la sauvegarde personnelle information;
assurant des individus tels que les patients ont le droit d'accès et de rectification des renseignements personnels à leur sujet détenus par l'organisation;
la mise en œuvre d'une conservation et la destruction de la politique de l'information;
la formation du personnel de l'organisation;
agissant comme une personne de contact pour les demandes émanant du public ou des clients; et
assurer qu'il ya un processus de traitement des plaintes formulées au sujet des pratiques d'information de l'organisation.
Ces politiques doivent être mises à la disposition du public. Cette obligation d'accès public peut être atteint en affichant la politique sur le site Web de l'organisation ou dans sa zone de réception. Alternativement, une copie peut être fournie aux nouveaux clients lors de leur première visite et à quiconque sur demande. Les politiques doivent être compréhensibles.
Les politiques de confidentialité applicables à un niveau «organisationnel». Souvent, l'identité de l'organisation est évidente parce que le dentiste solo, association ou société est bien définie. Toutefois, si un groupe de personnes ou d'entités travaillent ensemble dans une affiliation lâche, il peut y avoir plus d'une façon de définir l'organisation. Les dentistes et leurs associés peuvent alors décider qui leur organisation sera. Par exemple, chaque dentiste peut avoir sa propre politique de confidentialité. Ou, dentistes travaillant avec les autres peuvent se joindre ensemble pour former une organisation plus large avec une politique de confidentialité couvrant tous. Cela dépend de ce qui est le plus commode pour tout le monde. Tout le monde au sein d'une organisation doit accepter d'être surveillé par l'agent d'information. Aussi les organisations devront consentement spécial de divulguer des renseignements personnels à l'extérieur de l'organisation.
QUELS SONT LES RESTRICTIONS SUR LA COLLECTE, UTILISATION ET DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
En règle générale, les dentistes doivent obtenir un consentement éclairé pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels. Ce consentement est distinct du consentement à la prestation de services. Comme tout consentement, il peut être obtenu par écrit, verbalement ou par consentement implicite. Dans la circonstance traditionnelle d'un dentiste recueillir des informations directement auprès du client dans le seul but de fournir des services au client, le consentement peut être implicite. Cependant, toute dérogation à cette approche simple crée des obligations nouvelles pour l'obtention d'un consentement éclairé. Dans la vraie vie, l'approche simple ne suffit pas habituellement
Les domaines dans lesquels un changement peut être nécessaire sont les suivants:.
Si le dentiste recueille des informations sur d'autres personnes (par exemple, sur les membres de la famille du client ou ceux qui contribuent à l'état du client).
Lorsque le dentiste recueille des informations sur le client à partir d'autres personnes (par exemple, des dentistes précédents pour le client, des membres de la famille du client, des contacts sociaux du client).
Lorsque le dentiste recueille informations à partager avec d'autres qui sont également conseillaient ou fournissant des services au client (à savoir, une approche d'équipe).
là où il y a la probabilité d'une relation continue et les informations seront utilisées pour les services en cours, en particulier si cela est pas évident pour le client (par exemple, la collecte d'une vaste expérience de la santé, de la famille d'un client ou d'une situation financière pour veiller à ce que l'on peut fournir des services plus larges plus tard).
Lorsque des tiers auront accès à l'information (par exemple, pour un juridique, la facturation ou à des fins de financement).
Si le dentiste va utiliser l'information à des fins connexes (par exemple, pour la facturation du client ou d'un tiers plus tard).
Si le dentiste va utiliser ou communiquer les renseignements à des fins secondaires (contrôle de la qualité par l'organisation, la responsabilité réglementaire, la recherche).
Si le dentiste pourrait vendre la pratique ou une entreprise plus tard et devra fournir aux acheteurs potentiels d'un accès à l'information client pour aider l'acheteur procède à un examen de diligence raisonnable. < p> Dans tous ces cas, le dentiste doit au minimum expliquer les raisons pour lesquelles les renseignements sont recueillis et d'obtenir une certaine forme de consentement. Souvent, le processus de consentement peut être une discussion orale brève avec le client. Donner au client une mise en œuvre des pratiques d'information habituelles du dentiste et de vérifier avec le client qu'il ou elle comprend le document serait souvent suffisante document. Alternativement, l'obtention d'un consentement écrit à la première visite d'un client peut travailler dans de nombreuses circonstances. Bien que l'information et à la vie privée Commissaire se méfie d'obtenir consentement général, il se peut que, pour la pratique privée d'habitude, cela peut être approprié et suffisant.
Il y a quelques exceptions qui permettent aux dentistes de recueillir des renseignements sans consentement. L'exemple le plus courant est celui où le but est d'enquêter sur une violation du droit ou d'un contrat et l'obtention du consentement pourrait compromettre l'enquête (par exemple, une fraude par un client, en aidant un accord client avec un tiers). Certaines situations d'urgence (par exemple, crise de la santé bucco-dentaire) peut permettre la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements sans le consentement ainsi.
Les dentistes sont également tenus de recueillir theleast quantité de renseignements personnels qui est compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis . Par exemple, la collecte de numéro d'assurance sociale d'un individu est généralement pas nécessaire. On ne devrait pas recueillir systématiquement l'adresse du domicile d'un client (à moins que le client veut quelque chose à être envoyé là-bas, comme un compte ou un avis de rappel). Les dentistes devraient pas recueillir de l'information financière sur un client qui paie le compte rendu complet au moment du service.
QUEL GENRE DE GARANTIES SONT NÉCESSAIRES?
La plupart des dentistes sont déjà soucieux de préserver la confidentialité de leurs clients. Cependant, lors de la définition des politiques de sauvegarde par écrit, les dentistes peuvent souhaiter revoir certaines de ses pratiques. Par exemple, les gens peuvent voir des fichiers confidentiels ou des écrans d'ordinateur lors de la marche à travers le bureau ou une clinique? Est-ce que tous les renseignements personnels déchiquetés avant d'être mis dans la boîte de recyclage? Le Commissaire à l'information et la vie privée désapprouve fortement l'envoi de renseignements personnels par courriel régulièrement sur Internet.
QUELS SONT ACCÈS ET DE CORRECTION DES DROITS?
Un principe fondamental de la loi sur la vie privée est que toute personne a le droit de demander et de voir tous les renseignements personnels dentistes détiennent à leur sujet. En fait, les dentistes sont nécessaires pour aider les gens à faire une telle demande (par exemple, expliquer le système de classement afin que la personne sait ce qu'il faut demander) et de les aider à comprendre l'information (par exemple, expliquer les abréviations et les termes techniques). Il y a quelques exceptions où l'accès peut être limité (par exemple, lorsque la divulgation va révéler des renseignements personnels sur une autre personne ou va révéler les secrets commerciaux), mais ceux-ci sont étroites. Dentistes devront également dire des individus à qui l'organisation a divulgué les renseignements personnels à leur sujet.
Si l'individu croit l'un des renseignements personnels est faux, il ou elle peut demander qu'il soit corrigé. L'organisation doit corriger toute information qu'il convient est erroné. L'organisation doit également aviser les tiers qui ont reçu des informations erronées de la correction. Lorsque le client et l'organisation ne peuvent pas convenir qu'une erreur a été commise alors l'organisation doit enregistrer le désaccord et aviser les tiers qui ont reçu l'information contestée. Les désaccords au sujet des corrections peuvent être prises pour l'information et à la vie privée commissaire qui peut examiner la situation.
Que dois-UN SYSTEME LOOK PLAINTE INTERNE COMME
Les organisations doivent également avoir un système de plaintes internes pour gérer les préoccupations au sujet de leurs pratiques de confidentialité. Le système interne de plaintes devrait avoir les caractéristiques suivantes:
une personne désignée dans l'organisation (peut-être l'agent d'information) pour recevoir et assurer une enquête rapide et la réponse à toutes les plaintes;
une procédure de recours facilement accessible et simple à utiliser que, au minimum comprend:
- accusant réception de la plainte,
- l'enquête, et
- fournir une décision motivée;
un processus pour l'organisation de répondre adéquatement aux plaintes qui sont justifiées y compris apporter des modifications à ses politiques de confidentialité; et
informer le public des recours externes, y compris réglementaire corps et fédéral information et protection commissaire du dentiste.
OMS veille au respect des lois sur la confidentialité?
Dentistes seront tenus responsables à la fois l'information du Canada et le commissaire à la vie privée et, dans une moindre mesure, leur propre organisme de réglementation, en ce qui concerne leur conformité avec la loi sur la vie privée.
le commissaire à l'information et protection des renseignements personnels a la surveillance de la loi sur la protection des renseignements personnels et les fonctions d'ombudsman. Le commissaire a les responsabilités suivantes:
enquêter sur les plaintes concernant les renseignements personnels d'une organisation des pratiques de traitement, y compris l'accès aux locaux de l'organisation et de convocations des documents et des témoins;
la médiation et la conciliation de ces plaintes;
vérifier les informations pratiques de traitement d'un organisation;
faire un rapport public des pratiques d'information personnelle pauvres par une organisation;.
rechercher des remèdes pour une violation de la loi sur la protection de la Cour fédérale du Canada
une fois que le commissaire a publié un rapport, soit la plaignant ou le commissaire peut alors demander à la Cour fédérale du Canada pour une ou plusieurs des mesures suivantes:
une commande pour l'organisation de corriger ses pratiques de renseignements personnels de manutention;
une commande pour l'organisation de publier un avis des mesures correctives; ou
l'octroi de dommages-intérêts pour toute humiliation de la plaignante.
Toutes les indications sont que l'information et le bureau du commissaire à la vie privée tend à être éducatif plutôt que punitive dans leur style d'exécution. Cependant, il est toujours préférable d'éviter une plainte que d'avoir à traiter avec un.
régulateurs professionnels peuvent aussi tenir le dentiste responsable de ses pratiques de confidentialité. Lorsque le comportement implique une violation des valeurs fondamentales professionnelles, les organismes de réglementation auront une raison supplémentaire de prendre des mesures réglementaires. Même lorsque les valeurs professionnelles fondamentales ne sont pas respectées, chaque dentiste est généralement obligé de se conformer à la loi, en particulier celles qui visent à protéger le public ou qui reflètent sur l'adéquation du dentiste d'être un membre de la profession. De nombreuses violations de la vie privée fait par un dentiste peut justifier une action réglementaire.
Où commencer?
L'acte de la vie privée peut sembler beaucoup de travail. Toutefois, la clé est pour les dentistes pour développer une politique de confidentialité. Une politique de confidentialité fournit un processus pour les dentistes pour examiner et réviser les pratiques de leur organisation et d'obtenir le consentement des clients à l'avenir. Avec quelques ajustements aux pratiques existantes et le consentement éclairé des clients, la plupart des dentistes seront prêts pour la nouvelle ère de la vie privée.
Richard Steinecke sera un présentateur à une Fédération des ordres de réglementation de la santé séminaire Ontario se prépare pour la nouvelle législation sur la vie privée, le 8 Octobre 2003. le séminaire sera diffusé en direct à sept endroits dans la province. Voir www.wdysevents. com /privacyseminar pour les informations d'enregistrement.
Santé bucco-dentaire se félicite de cet article original.