Vous n'êtes pas une personne négative, ni ne vous appréciez en se concentrant sur des sujets négatifs. Cependant, périodiquement, il est intelligent de faire une vérification de la réalité. Votre cabinet dentaire est pas à l'abri de la possibilité laide de détournement de fonds. Malheureusement, au cours des dernières années, il y a eu une augmentation alarmante de détournement de chagrin.
Inutile de dire que je suis maladroit et hésitant à partager cette information. Mon hésitation vient du fait que ce journal est lu par ceux qui veulent eux-mêmes ainsi que les voleurs potentiels protéger. Cette information peut être utilisée pour les deux camps. Ce ne se veut pas un article «comment faire». Je dois travailler sur la prémisse que l'intégrité est la principale motivation pour la lecture de cet article. Pourtant, si votre motivation est invité par ailleurs -Rappelez que toutes les victimes de détournement de fonds devraient être prêts à:.
avertir tous les employés des conséquences - quand ils sont pris
Licenciement automatique
Enregistrer la criminalité avec les autorités
Légalement poursuivre - au maximum degré
Exiger la restitution
Soyez prêt à pardonner & amp; oublier
Insister sur l'aide professionnelle et d'une probation stricte.
Où Le "E" Parole Start?
Dans la préparation de cet article, j'interviewé 15 Est-ce que les personnes qui ont été capturés et poursuivis pour détournement de fonds dans le cabinet dentaire. Leur remords, leur justification et leurs histoires personnelles sont toutes différentes. Lorsqu'on lui a demandé de se qualifier leur pensée et les comportements, ils ont partagé les citations suivantes:
". Il était facile de prendre un peu à la fois»
"Dr. ___ A toujours pris l'argent de la petite caisse et jamais payé en arrière. Je suppose que je me sentais comme cette pratique était tout autant le mien que le sien. "
" Dr .___ déchets plus d'argent que je ne prenais. "
" Je figurés Dr ___ a tant donné la dentisterie loin qu'il sûrement wasn 't va manquer quelques dollars ici et là "
" il n'a jamais apprécié ce que je faisais, ni aurait-il offrir une augmentation sans ma mendicité -. donc je suppose que je me suis donné une augmentation. Pour l'enfer avec lui! "
" En fait, je ne l'ai jamais été pris, je ne l'avais pas pris une heure du déjeuner. "
Parlons de cette dernière citation. Il est un, l'histoire vraie de cas perspicace.
Cette réceptionniste particulière avait travaillé dans le bureau pendant environ 15 mois. Elle était la seule réceptionniste à temps plein. De temps en temps, elle aurait une aide. Pour la plupart, elle a couru la réception et compilé tous les rapports de pratique. Un jour, quand elle était loin pour le déjeuner, le téléphone sonna. Le médecin se trouvait dans le bâtiment et a répondu rapidement au téléphone, pensant qu'il était un appel qu'il attendait. Il n'a pas été prévu à son appel. Il était un patient voulant un état détaillé pour vérifier la réception des paiements personnels au bureau. En outre, le patient a essayé de se qualifier que son fils avait donné la réceptionniste 100,00 $ en espèces, lors de sa dernière visite. Sa dernière déclaration indiquait simplement un solde dû et le patient était confus quant à savoir si les paiements reçus étaient espèces, par chèque patient ou chèque d'assurance. Le médecin a remercié le patient et lui a assuré que l'état détaillé et la forme de l'historique des paiements seraient dans l'e-mail, rapidement. Il a partagé cette demande du patient avec la réceptionniste, à son retour du déjeuner. Elle a immédiatement répondu: «Je vais prendre soin d'elle. Je me souviens du fils me donner 100,00 $. "
Le lendemain, le médecin a demandé à la réceptionniste," Comment dois-je répondre à des questions de paiement pour un patient si je devais prendre le téléphone à nouveau. Par exemple, comment pouvons-nous garder la trace des paiements en espèces? »La réceptionniste a dit," C'est facile, vous pouvez tout simplement se référer au livre de ticket de caisse ou l'entrée de paiement de l'ordinateur, "Elle a ensuite montré au médecin comment entrer et sortir de la l'ordinateur, ce qui indique un ajustement de 100,00 $, mais pas un paiement. Le plus drôle - il y avait aussi pas d'entrée dans le livre de ticket de caisse. Bien sûr, elle a donné de nombreuses raisons pour lesquelles elle n'a pas terminé l'opération et à nouveau assuré le médecin, «Je vais prendre soin d'elle." Le docteur sourit, dit merci, et a procédé à son bureau où il a appelé son comptable et dit , «nous avons besoin de parler."
pour la semaine prochaine, une équipe de trois personnes a examiné et évalué toutes les transactions pour une période de six mois. La preuve était concluante ... il y avait un «voleur» dans le front office. Le médecin et son comptable face à la réceptionniste. Elle ne pouvait pas faire valoir les preuves documentées. Elle a été capturé. Elle a assuré qu'ils continueraient de vérifier tous les enregistrements depuis son premier jour de travail. Le résultat final était alarmant. Au cours d'une période de 15 mois, elle avait personnellement pris plus de 50 mille $ de la pratique qui a été documentée. Elle a montré peu de remords, l'argent a été dépensé, elle a reçu la réprimande maximale et dévasté son unité familiale
A partir de cette histoire de cas et bien d'autres, voici quelques conseils judicieux:.
Soyez un leader actif: Il est important que le médecin de participer à la gestion de la réception. Agir comme vous vous souciez de l'aspect commercial de votre pratique et de comprendre les systèmes d'entreprise qui sont utilisés dans votre bureau. Toutes les politiques et pratiques relatives à la manipulation de l'argent dans votre bureau, doivent avoir votre sanction et l'approbation
Passez en revue vos numéros:. Discipline vous-même et calendrier un examen de routine de vos états financiers et statistiques de pratique. Apprenez à récupérer et suivre les données de pratique. Interpréter vos numéros et confirmer leur maniabilité et la faisabilité. Périodiquement, à l'improviste, reconstruire un jour. Assurez-vous que vous pouvez suivre tous les patients qui ont été vus dans un jour donné et aussi comment les fonds ou affectations ont été enregistrées
Surveiller vos relevés bancaires:. Assurez-vous que votre personnel sait que vous regardez vos relevés bancaires mensuels. En fait, vous devriez être la personne pour ouvrir vos relevés bancaires - les examiner, et ensuite avoir un solde de tiers et compte pour le carnet de chèques de pratique. Ne pas utiliser votre réceptionniste pour dettes pratiques /chèques
Demande Annulé chèques. Il est important que vous inspectez tous les chèques annulés pour des montants inhabituels, les bénéficiaires ou les approbations. Assurez-vous que vous avez vos chèques retournés avec votre relevé chaque mois
Revue Factures:.. Ne signez jamais un chèque sans revoir sa facture correspondante
Stuff and Mail: Le médecin doit signer le chèque, des trucs et sceller l'enveloppe. Faites ensuite une personne autre que celui qui fait les dettes, envoyer les chèques. Idéalement, les dettes doivent être envoyés par le médecin ou leur conjoint.
A.R. Review: Mettre en place un temps de jeu avec votre réceptionniste d'examiner tous les comptes d'âge (hebdomadaire /mensuel). Regardez chaque compte avec votre réceptionniste. Parlez de comptes âgés et l'historique des paiements
Réglages de révision:. Au moins une fois par mois, une révision de la liste alphabétique de toutes les radiations, les ajustements, les indemnités et les mauvaises créances. Assurez-vous que la réceptionniste ou personne travaillant le Comptes débiteurs participent à cet examen
Budget:. Prendre un rôle actif dans le processus budgétaire. Établir un budget pour chaque exercice. Surveiller les dépenses sur une base mensuelle. Évaluez vos dépenses et pourcentages généraux - par catégorie. . Assurez-vous que votre réceptionniste sait que vous regardez de près toutes les entrées à payer et les chèques retournés
Regardez le Chéquier: Si quelqu'un d'autre est entré votre payable & amp; opérations de dépôt dans le carnet de chèques, en font un point de regarder le chéquier souvent. Absolument ne permet pas whiteout à utiliser dans le carnet de chèques. Si quelque chose est annulée, il suffit de tracer une ligne à travers l'entrée ... donc il peut encore être lu
Bonded & amp. Références: Les employés qui participent individuellement à la manipulation de l'argent de pratique doivent être liés. Aussi, assurez-vous que votre assurance pratique porte sur la possibilité d'une couverture de détournement de fonds. Vérifiez soigneusement les références, avant l'embauche d'une personne pour gérer votre argent et de la comptabilité d'exercice
Revue trimestrielle:. A la fin de chaque trimestre mis en place un examen de temps avec votre comptable ou un autre conseiller professionnel. Un tiers peut souvent vue des montants ou des pourcentages inhabituels. Si oui, vous pouvez ensuite étudier un peu plus attentivement
Cross-Train:. Aucune personne ne devrait avoir le pouvoir avec un contrôle total de votre réception. Il est important que vous contre-train pour la couverture et un jeu supplémentaire des yeux et des oreilles. Si vous ne disposez pas d'une autre personne à un contre-train, puis le médecin ou le conjoint du médecin devraient assurer qu'ils peuvent comprendre l'essentiel de la réception, en particulier la réception de l'argent et l'affichage de.
Différer Time "seul" : de nombreux systèmes sont développés lorsque la réceptionniste est seul dans le bureau. Vous pouvez être impressionné quand vous les voyez aller le mile supplémentaire et de passer du temps supplémentaire dans le bureau, mais il peut aussi être très dangereux. Ayant d'autres personnes autour peut dissuader la manipulation illicite des chiffres, des affichages et des rapports. Aussi, insistent pour que les réceptionnistes prennent des vacances
Dépôts quotidiennes. Les dépôts doivent être effectués sur une base quotidienne. Ne laissez jamais les dépôts accumulent. Toutes les offres doivent être effectuées le jour du traitement ou dans les 24 heures de traitement ou de toute bourse d'affaires
Informatique "planques":. Il est facile de cacher des choses dans l'ordinateur. Avoir un tiers qui comprend votre salon informatique vous comment et où l'argent ou le comportement de détournement pourrait être masqué dans l'ordinateur. Demandez-leur de vous apprendre à interpréter les rapports informatiques et comment faire des recoupements entre eux
Pratique de trésorerie:. Joignez-vous aux nombreuses pratiques qui sont des services rendu pour argent comptant seulement. Ensuite, assurez-vous que votre production est facturée dans son intégralité et que vos bordereaux de dépôt correspondent au rapport de production. Encore une fois, le suivi de votre envoi et le mode de paiement reçu -.. Espèces, chèque personnel ou chèque d'assurance
communication corrélative peut être menaçant pour certains, mais la plupart des employés veulent connaître les règles, les règlements et les conséquences des activités inappropriées
Comment voler d'un dentiste
Souvent, les dentistes ne savent pas ce qu'il faut chercher. En fait, ils craignent d'examiner les choses de peur de détruire la confiance ou l'esprit d'équipe. Pourtant, grâce à l'interaction du personnel contrôlé et le temps d'examen privé, vous pouvez être mieux prévenir que guérir. La prévention par la sensibilisation est précieuse et utile. Je suis constamment étonné de la façon dont les gens créatifs peuvent devenir - dans le but d'être malhonnête. Les activités suivantes ont réellement passé. Ne les laissez pas se produire dans votre pratique:
- patients en espèces ont été surfacturé et la différence a été empoché. (. Renvoi votre livre de ticket de caisse à la déclaration de facturation) Vous ne pouvez pas avoir une différence de quantités
-. Le personnel a utilisé la carte de crédit de l'entreprise pour un usage personnel. (Examinez attentivement vos relevés.)
- Ils prennent l'argent du dépôt, puis modifier le récépissé de dépôt avant d'arriver à la banque. (Vérifier les dépôts de relevés bancaires avec le livre de dépôt effectif.) Rappelez-vous, de prendre vos propres dépôts à la banque ou avoir un service lié récupérer votre dépôt
-. Un nouveau compte bancaire a été ouvert au nom du médecin et les met personne leur nom sur la carte de signature. Certaines sommes sont déposées là pour le retrait plus tard. (S'il vous plaît ouvrir tous les relevés bancaires.)
- Les chèques ont été faits vers des fournisseurs fictifs et les sommes ont été partagés après le chèque a été encaissé. (Il est appelé détournement coopératif.)
- Faux factures ont été soumises à des compagnies d'assurance pour les amis et les familles - qui reçoivent alors le paiement d'assurance - à partager plus tard. (Fraude à l'assurance est très dangereux et STUPIDE!)
- Aucun service de charge ont été affichés pour la famille et les amis sans l'approbation écrite Dr. (Un jeton de paiement est donné à vous dire merci.)
- Les chèques ont été écrites à l'auto pour un remboursement supposé. (Avant de signer un chèque personnel, voir un formulaire de remboursement ci-joint et de la réception des marchandises.)
- Les chèques ont été faits sur CASH. Un visage familier peut se débarasser de cette question à une banque en utilisant un timbre de la signature du médecin en caoutchouc ou en forgeant le nom du médecin. (Ne pas avoir des timbres de signature en caoutchouc dans le bureau.)
- Beaucoup de dollars vont à la porte par le personnel en utilisant la pratique affranchissement, fournitures, équipements et société temps. (Faire une déclaration de politique de fermeté à tous vos employés définir soigneusement ce qui est approprié et inapproprié..)
- Il est commun et facile à «emprunter» de l'argent ou contre la petite caisse tiroir. Assurez-vous que votre compteur argent est distinct de votre petite caisse. (Examen et équilibrer votre caisse chaque semaine et votre compteur trésorerie quotidienne.)
- Trop souvent, les fournitures excédentaires, des médicaments, du matériel et de commercialisation articles sont commandés et l'inventaire supplémentaire est pris à la maison. (Inventaire Track in /out.)
- chèques vierges ont été signés par les médecins car ils sont pressé par la porte pour des vacances ou d'une conférence. (Ne jamais le faire!)
- Un médecin de conjoint ou partenaire dentaire - avec le pouvoir de signature - est de mèche avec un membre du personnel pour détourner des fonds. (Exiger deux propriétaires signatures - l'un étant le principal actionnaire.)
Ce ne sont que quelques mesures de précaution que vous pouvez prendre pour aider à prévenir le détournement de fonds. La clé est de participer à l'entreprise. Souligner l'importance de la responsabilité et la responsabilité avec soi-même et le personnel. Ils doivent savoir que vous gardez vos yeux et les oreilles ouverts pour un comportement inapproprié.
Larry Wintersteen est un important consultant, conférencier, auteur et formateur de professionnels dentaires, médicaux et juridiques. Il est également un consultant en gestion de la pratique à l'Université du Colorado, école dentaire, Denver, CO.